117. Planeringsknepet som ger dig maximal kontroll över din arbetsdag

Dagens avsnitt ska handla om att planera sin dag och jag ska berätta om en metod som jag använder för att planera min dag och som har betytt mycket för min produktivitet och för min känsla av kontroll över min arbetsdag.

Den har också hjälpt mig att lägga tid på det som är viktigt, alltså att inte bara vara upptagen utan att hela tiden, i största möjliga mån, jobba med rätt saker.

Och jag har tipsat några av mina klienter också om den här metoden och de är alla positiva.

Men först lite bakgrund. 1997 gjorde Peter Gollwitzer, en tysk psykologprofessor som jobbar på New York University ett experiment som på många sätt kom att förändra, åtminstone en liten del av beteendeforskningen.

Gollwitzer bad sina studenter att skriva en text om hur de firade jul. Texten skulle skrivas under jullovet och lämnas in senast 27 december.

Som så ofta i de här sammanhangen så delade han in studenterna i två grupper. 

Den ena gruppen fick bara de instruktioner jag nyss nämnde. Skriv en text om hur du firar jul, texten ska vara inlämnad senast den 27 december.

Den andra halvan bad han också att skriva ner när och var de skulle skriva texten.

När Gollwitzer fick in sina texter kontrollerade han vilken grupp studenterna som skickade in tillhörde.

Av de som inte fick några ytterligare instruktioner skickade 32 % av studenterna in sina texter i tid.

I gruppen som tydligare fått definiera när och var de skulle skriva så skickade 71% av studenterna in sina texter i tid.

Kraften i Om-så-planering

Både jag och Patrik har ju i tidigare poddar pratat om kraften i detta fenomen, Det som kallas implementation intention eller if-then planning. Om-så planering skulle det kunna heta på svenska. Där man i förväg bestämmer vad man ska göra och hur man ska göra eller hur man ska reagera på någonting som händer till exempel 

I experiment efter experiment har om-så planering visat sig effektiv så varför inte försöka få in så mycket av det som möjligt i ens liv.

Om så-planering är det som är själva grunden i den här metoden att planera sin dag som jag kommer att presentera för dig.

Metoden i sig är inte revolutionerande men det finns vissa komponenter som jag inte tror så många av er använder idag och det är de här komponenterna som gör den så bra.

Och jag har läst om den hos Cal Newport, författaren bakom deep work, och så har jag gjort några personliga ändringar.

Blocka din dag

Så här går det till:

I grunden så handlar det om att du varje morgon, eller kvällen före, blockar upp din dag, så noga du kan. 

Jag använder en sida i ett vanligt kollegieblock i A4-format, det jag har fastnat för är ett rutat block fast där linjerna i pappret inte är svarta utan vita, det heter "Whitelines" och finns att köpa på Akademibokhandeln och sådana ställen.

Högst upp i hörnet skriver jag dagens datum och sedan lämnar jag ungefär en sjättedel av pappret, den översta sjättedelen, tom.

Därefter börjar jag i vänsterkant skriva in klockslag, jag brukar börja med klockan 8, sedan går jag ner fyra rader markerar klockan nio, och så vidare tills jag kommer till arbetsdagens slut. Varje timma delas alltså in i fyra rader, i kvartar.

Så nu har jag en sjättedel i toppen tom, och cirka fem sjättedelar i mitten och botten, som är min arbetsdag.

Nu börjar jag blocka upp dagen.

• Först för jag in allt som jag inte kan påverka, vanligtvis möten och coachning som redan är bokade och runt det så skriver jag in allt jag ska jobba med idag i block.
• Jag blockar av allt, även raster, träning och tid där jag kan göra som jag vill. Tid där det inte finns några krav. Ibland, särskilt om jag har något som behöver göras på kvällen, så tar jag ledigt en stund under dagen. Eller nu, när det är så bra väder, kanske jag sitter lite extra länge på balkongen. Då försöker jag att blocka av det också.
• Idealt så vill jag också blocka av när jag ska kolla min mailkorg, men just nu gör jag inte det, jag återkommer till det.

Så när dagen, eller arbetsdagen är blockad, så ska hela dagen vara blockad, det ska inte finnas några luckor.

Och den här första planeringen, som jag nu har gjort, görs i vänsterkant på pappret.

Mitt blad ser nu ut så här.

• Datum högst uppe i hörnet
• Sedan en sjättedel tomt
• Sedan tider i vänsterkant, uppifrån och ner och vid dessa tider, block som är ungefär sex rutor breda och med en längd som motsvarar tiden jag har gett dem.

Om jag får dötid

Nu ger jag den översta sjättedelen en rubrik. Den rubriken lyder: Om jag får dötid så:

Nu fyller jag i i punktform vad jag kan göra om jag får dötid. Det kan vara att svara på ett mail, nu när vi snart ska flytta är det många punkter som handlar om det, det kan vara att jag ska göra en bild i Photoshop eller ändra någonting på hemsidan, att jag ska fakturera, eller betala en faktura eller vad som helst. Små saker som finns på min att-göra-lista men som inte behöver ett eget block.

Många förespråkar att man ska samla alla dessa punkter med småsaker i ett block och göra dem tillsammans. I teorin tror jag att det är bra men för mig funkar det inte riktigt just nu. Men testa gärna det om du tror att det funkar för dig.

Nu är min planering redo för arbetsdagen, och det är nu den kommer att briljera. För jag tror att många försöker att dela upp sin dag ungefär så här som jag har beskrivit.

När planeringen brister 

När arbetsdagen börjar, så brister planeringen, för det gör den nästan alltid, till och med för mig som egentligen bara har mig själv att sköta, och jämfört med många av er andra har väldigt få möten och få personer som kontaktar mig under en dag.

Men planeringen brister, och när det händer planerar jag om min dag direkt. Till höger om blocken jag gjort gör jag nya block. 

På så sätt ser jag till att hela tiden ha koll på mina prioriteringar och ha kontroll över mitt schema. Schemat faller alltså inte utan det arbetas bara om, och varje gång jag behöver göra det här så tar det bara någon minut.

Det fina med att planera sin dag är ju att det de facto är en om-så planering. Om klockan är nio så ska jag spela in podden.

Men när schemat faller hamnar två om-så planeringar i konflikt.

Dels den jag nyss nämnde, om klockan är si så ska jag göra så.

Men också den som handlar om turordning, Om jag är klar med det mötet, så ska jag skriva en rapport.

Nu är jag klar med mötet men eftersom det tog 30 minuter längre än planerat så står det på schemat att jag inte alls ska skriva rapport utan jobba med ett annat projekt.

Så dessa två krockar.

Och vi är så enkla varelser att det här stökar till det för oss. Schemat har fallit och nu har vi inte full kontroll längre.

Då är det lätt hänt är att vi hamnar i ett tillstånd av att börja släcka bränder, att vi helt och hållet hamnar i uppgifter som är bråttom, oavsett hur högt vi prioriterar dem om vi tar ett par minuter och tänker efter.

Men, genom att planera om dagen, hela tiden, bara under någon minut, ser du till att din om-så planering är tydlig och aktuell.

Det kan låta för enkelt för att vara sant, men funkar oförskämt bra.

Så när arbetsdagen är slut kanske hela sidan är fullklottrad med omplaneringar och det som blev gjort var inte alls det du planerade i början på dagen men du har i alla fall haft kontroll, du har varit proaktiv, så gott du har kunnat.

Och angående min punktlista i toppen av sidan så har jag märkt att det sättet funkar bäst för mig. Vissa sätter som sagt ihop alla de här småpunkterna och schemalägger ett block på en halvtimma eller så där de betar av dem men

Jag har upptäckt att hur bra jag än planerar, och hur duktig jag än vill vara, så skapas dötid, där jag bara sitter och stirrar framför mig eller verkligen inte har lust att skriva trots att det står på schemat eller att jag blir klar med något när det är fem minuter kvar på blocket och inte orkar börja på något nytt. 

Då kan jag beta av de här småsakerna. Och det ger lite omväxling som jag tycker om.

Och jag har ju gjort en om-då- planering i och med rubriken "om det blir dötid så: Och då skriver jag självklart punkterna i samma form "Om det blir dötid så:

"Svarar jag på mailet från Annika"
"Packar jag ner allt som finns i garderoben i förrådet i flyttkartonger"
"Fixar jag den trasiga länken på hemsidan"
 
Så nyckeln i att jobba så här är att planera sin dag i förväg och att sedan hela tiden planera om så att schemat är aktuellt. 

Det finns en hel del mer att säga om det här, detaljer och finlir, men nu har du det du behöver för att komma igång.

Testa gärna och återrapportera också gärna till mig hur du tycker att det går och om du har förslag på förbättringar tar jag förstås gärna emot dem också. 

Tusen tack för att du har lyssnat, jag önskar dig en bra fortsättning på veckan så hörs vi snart igen.

Exempel på min dagsplanering, blockering av tider och omplanering när schemat brister.