141. Tre nycklar för att skapa ett personligt och hållbart system för framgång

Välkommen, i dag kommer jag att prata om varför system, regler och ramar är lösningen på mångas frustration vad gäller fokus, produktivitet och att få rätt saker gjorda.

Och jag ska ge dig tre nycklar för hur du kan börja tänka för att öka dina chanser att lyckas skapa förändring inom de här områdena.

Du lyssnar på Monkey mindset och jag heter Daniel Sjöstedt.

Önskat läge

Min erfarenhet är att många av oss egentligen vet hur det borde vara, vi kanske inte har uttalat det önskade läget i exakta ord, men det finns någonting vi längtar till. Men befintliga strukturer, vår energi och tidsbrist hindrar oss från att få det så.

Jag vet i alla fall att det var och till viss del är så för mig och att det är så för många som jag känner. Man är så överväldigad av det dagliga att det inte finns tid eller energi att lyfta blicken och bli lite mer långsiktig. Man måste jobba så hårt med det som är här och nu att man inte har möjlighet att jobba för att få det som man vill ha det.

Det finns en bok som heter the E-myth Enterprise, den vänder sig främst till småföretagare men jag tror att många skulle lära sig väldigt mycket om man läste den. Huvudbudskapet i den här boken är att allt kommer att bli bättre, du kommer att bli mer fri, du kommer att kunna bli mer kreativ, du kommer att skapa luft i ditt liv, om du arbetar mer med verksamheten än i verksamheten.

Work on the business instead of in the business, som de skriver i boken.

Och för en småföretagare betyder det att du tittar på vilka delar som finns i en verksamhet. Produktion, inköp, bokföring, marknadsföring, försäljning och så vidare och så skapar du system för att dessa ska kunna fungera så effektivt och smidigt som möjligt.

För en ledare kan det handla om planering, uppföljning, feedback, strategiarbete och coachning av medarbetare.

Idag ägnar många hela dagarna med att producera. Det andra blir inte gjort eller så görs det när det blir tid över eller på kvällar och helger. Och producera i det här sammanhanget kan vara att ägna tio timmar per dag till att baka cupcakes och bre mackor, om man driver ett konditori, för att sedan på kvällar och nätter tvingas städa, diska, bokföra, beställa hem varor och så vidare.

Eller en ledare som ägnar nästan all sin tid till att släcka bränder och göra allt man kan för att verksamheten överhuvudtaget ska hålla ihop. Men inte har tid att göra jobbet på det sätt han eller hon egentligen tror är bäst.

Systemet brister

Min ambition med det här avsnittet är att ge dig, om du behöver det, en liten kick i rätt riktning. Att få dig att fundera på vad du kan göra annorlunda, och att kanske också få dig att köpa att makten att förändra det här, redan finns hos dig. Att du faktiskt kan göra det.

Jag tror nämligen, och jag är inte ensam om det här men jag har inte hört det sägas särskilt ofta, att det inte i första hand är ett resursproblem utan snarare ett designproblem.

När det inte fungerar som det ska tänker vi ofta instinktivt att vi behöver mer resurser för att lösa det. Och i vissa fall, särskilt inom vissa branscher, är det så klart sant.

Men ofta beror våra svårigheter på att vi inte har designat våra system bra nog. I många fall har vi inte designat alls utan vi gör bara på det sätt som känns bra eller som alla andra gör eller som är enklast här och nu.

Med system menar jag sättet vi utför saker och ting på.

Om jag har någonting i mitt liv som jag gör varje vecka, någonting som är återkommande, så tycker jag att det är logiskt att jag lägger lite tid på att ta reda på hur den här uppgiften görs på bästa sätt, designar ett enkelt system för det, och sedan jobbar efter det systemet. Om det händer varje dag borde det vara ännu mer angeläget och om det händer flera gånger per dag... ja då borde det vara en no-brainer. Det här gäller ju både uppgifter och beteenden.

Ordet system kan låta komplicerat och jobbigt men det behöver det absolut inte vara. Det kan vara så enkelt att jag bestämmer att ...

Om jag kommer till jobbet så ägnar jag tio minuter till att titta igenom hur jag ska prioritera dagen innan jag gör någonting annat.

Att göra så istället för att bara komma till jobbet och börja med det som ligger överst i högen skulle kunna innebära att du började lägga mer tid och energi på det som du identifierade som viktigt i stället för att bara jobba med bråttom-högen.

Om det är måndag så ber jag mina medarbetare definiera vad som de anser är viktigast för dem att få gjort den här veckan.
Om det är fredag så följer jag upp frågan jag ställde i måndags.

Det är också ett enkelt system. Ett system som gör det mer troligt att fokus läggs på rätt saker. Och att du som chef känner att du leder och har mer kontroll. Om du följer systemet förstås.

System för önskade beteenden

Som du kanske vet så spenderade jag många år med att spela poker professionellt. Ungefär åtta år sammanlagt. Det är länge sedan nu men det känns underligt nog fortfarande som en stor del av vem jag är.

Men då märkte jag i alla fall väldigt tydligt hur samma problem eller samma svårigheter kom tillbaka gång på gång;

Ibland var det svårt att hålla koncentrationen uppe,
ibland var det svårt att ta stora förluster och fortsätta spela bra,
ibland var det svårt att sova.

I perioder var det till och med svårt att vara en lycklig människa, trots att jag hade allt jag kunde önska och mer. Men andra gånger var det inte så. Då funkade de här sakerna.

Och i början så hade jag ingen aning om hur jag skulle tackla det här. Det var bara att hoppas på att jag hade en bra dag och om jag inte hade det visste jag inte riktigt vad jag kunde göra åt det.

Jag kunde bara hoppas att morgondagen skulle bli bättre. Men ganska snart började jag inse att jag själv, åtminstone till viss del, kunde styra det.

Om jag spelade korta pass i stället för långa var det enklare att hålla koncentrationen. Då var det enklare att ta förluster. Fler raster med en viss typ av återhämtning gjorde att jag kunde spela mer och med högre kvalitet.
Om jag åt på ett visst sätt gick det bättre
Om jag motionerade på ett visst sätt gick det bättre.
Om jag inte höll koll på mitt resultat blev jag en allmänt lyckligare person.
Om jag tog fem minuter inför varje pass och påminde mig själv, genom en checklista jag hade gjort, om vad som var viktigt att tänka på och vilka misstag jag tenderade att göra när jag var i obalans, så spelade jag bättre och kunde fånga upp mig själv när jag började spela dåligt.

Jag kommer inte ihåg alla detaljer, och jag ångrar att jag inte sparade alla de här listorna och anteckningsblocken, men under perioder hade jag en Post-it-lapp på skärmen där det stod:

"They are not fucking with you!"

För ibland kunde det kännas som att alla gaddade ihop sig emot just mig för att göra mitt liv så miserabelt som möjligt. Varje gång jag bluffade så synar dem och varje gång jag hade en bra hand så lägger sig alla. Inga av mina färgdrag gick in medan motspelarna fick in 80 % av alla hålstegar.

Man förlorar hand på hand och ingenting man försöker hjälper.

Då gäller det att hålla huvudet kallt och förstå hur sannolikheter och slumpen fungerar. Mycket svårt när man sitter där, har förlorat en massa pengar, adrenalinet pumpar, och det känns som att man är fast i en virvelvind.

Där och då vill man inte vara kall och systematisk utan man vill ge sig in i en sluggerfest. Ge igen på dem som har tagit mina pengar och fått mig att må dåligt. Man tänker som en amatör.

Men med lappen blev det lättare. "They are not fucking with you." Lappen påminde Daniel i obalans att den analys du gör nu sannolikt är fel. Du tänker inte klart. Håll dig till planen. Eller stäng av. Var inte en amatör.

Ett enkelt system:

Om jag spelar så utgår jag från att det som står på lappen är sant.
Om jag inte kan göra det längre så stänger jag av.

Jag införde sådana här system för att mitt jobb och mitt liv skulle fungera så bra som möjligt.

Tänker i termer av om-så

Kanske märker du att jag ger dig de här meningarna i om-så-form. OM x händer SÅ gör jag Y. Om jag har känsla X, så hanterar jag den genom Y. Det gjorde jag inte då men det gör jag nu. Det här kallas för implementation intentions och jag har pratat om det i avsnitt 15 och 117.

Det blev tydligt att när jag började tänka i de här banorna, när jag tänkte mer i form av system och mindre i form av mål, så var det mycket enklare att se på mig själv från ett utifrånperspektiv.

Jag insåg att jag ju redan haft en massa system. Det mesta jag gjorde följde något slags system. Det var bara det att de flesta system var ineffektiva och omöjliga att förutse resultatet av dem.

Om det går dåligt på jobbet så beror min reaktion på hur trött, hungrig eller tjurig jag är.
Om det är måndag morgon så planerar jag veckan så länge inte någonting annat kommer i vägen.
Om det är onsdag så tränar jag om jag inte fastnar fram för datorn eller inte känner för det.
Om jag har en plan för att äta nyttigt så följer jag den om jag inte kommer på andra tankar i stunden jag åker förbi Pizzeria Cosmos i Sörberge.

Med sådana system är det svårt att utvecklas.

Små förändringar kan göra stor skillnad

När jag sedan började jobba med klienter märkte jag att jag inte var ensam. De flesta funkar så här, i större eller mindre omfattning. Bara för att någon ser ut att ha koll eller är framgångsrik så behöver inte det betyda att han eller hon inte frustreras av de här sakerna också.

Det finns delar av livet där man vill ha det på ett visst sätt, där man bestämmer vilka mål man har eller hur man vill jobba. Men sedan faller det på utförandet. De beteenden man har bestämt för sig själv havererar vid minsta vindpust.

Systemet man har för just det här beteendet är designat på fel sätt.

Min erfarenhet och övertygelse är att det är möjligt för vem som helst att bygga system som fungerar. Jag har gjort det, långt ifrån perfekt, men jag förbättras lite hela tiden och det har gjort stor skillnad i många delar av mitt liv.

Jag har jobbat tillsammans med klienter som har gjort det. Samma sak där, inte perfekt, det har inte varit smärtfritt eller fritt från bakslag men det har gjort stor skillnad.

Och det har gett någonting att bygga vidare på. Ett system som är genomtänkt och som man mäter, kan man slipa på och förbättra.

Mätandet kan vara så enkelt som "hur många gånger den här månaden har jag gjort en morgonplanering"?. Då har man någonting att utgå från och kan fundera på hur man kan göra förutsättningarna bättre för att få det gjort ännu oftare.

Tre nycklar för att skapa långsiktiga system

Låt mig nu berätta tre av nycklarna för att skapa system som är långsiktiga och som fungerar.

1. Utgå från att du har kontrollen

För det första: Utgå från att du har kontrollen. Det här kan låta självklart men jag hör ofta att på mitt jobb jobbar vi si eller så. Vi förväntas göra det här och det här. Det är omöjligt att jag ska börja arbeta helt annorlunda.

Den enda som du garanterat kan förändra är dig själv. Det är osannolikt att du kan förändra hur din organisation fungerar och om det behöver ske innan du kan göra det som du vet är bra för dig så kommer du att få vänta länge. Men du kan ändra hur du själv fungerar. Du kan ändra dina egna system.

Om du tror, på allvar, till exempel, att en timmas planering och en timmas uppföljning per vecka skulle göra att du presterade bättre och mådde bättre. Och att kanske dina medarbetares arbetssituation blev bättre av det också, så går det att hitta tid.

I värsta fall så får du ta från din fritid de första veckorna fram till dess att din förbättrade planering har frigjort tiden.

Ofta sitter ett visst sätt att jobba i väggarna.

Så vad vi tänker när vi tänker att vi inte kan göra någonting annorlunda är att vi inte kan göra någonting annorlunda inom de begränsningar vi har satt upp för oss själva.

Alltså om vi gör som alla andra eller om vi tänker precis så som vi alltid har tänkt. Och det här gäller förstås också i privatlivet.

Om du inte är beredd att göra saker och ting annorlunda från hur du gjort dem eller annorlunda från hur alla andra gör dem. Då kommer du ha det som du har haft det och du kommer att ha det som alla andra.

Att kliva utanför normen kräver mod. Det är lätt att kritisera den som gör det. Ju längre utanför normen man kliver, desto mer sticker man ut. I stunden är det lättare att vara kvar där man var. Där man känner sig trygg. Där alla andra är.

Det är lättare, mer bekvämt, att intala sig själv att det finns inget jag kan göra. Det är som det är och det kan jag inte påverka. Det är mer bekvämt att göra sig till offer.

Låt oss säga att det är så. Att du verkligen inte kan påverka. Då är du en slav. Någon eller något äger dig.

Så istället för att se allt som är omöjligt att förändra så kan du börja fråga dig själv:

"Vad kan jag göra?"

Och utgå från att du har makten över din egen situation. I mycket högre utsträckning än du sannolikt tror.

Det är självklart så att vissa saker kommer att ligga utanför din kontroll. Du kan inte strunta i att gå på de obligatoriska tisdagsmötena och du kan inte förändra att onsdagskvällar är bokade av barnens fotboll.

Men om ni går ut och käkar lunch på Texas Longhorn så har du faktiskt makten att inte beställa hamburgare och cola. Trots att alla andra gör det.

Om du har ett uttänkt system för hur du äter på vardagarna har du någonting att förhålla dig till. Du kanske sticker ut jämfört med de andra. Du kanske gör något som går rakt emot hur dina kollegor känner dig, men du agerar från och med nu på det sätt som du vet är bra för dig. Som för dig närmare dit du vill komma.

Om ditt system däremot lyder "om jag äter lunch så låter jag hur jag känner i stunden bestämma vad jag ska beställa" så kommer det systemet också ta dig någonstans. För det systemet dig närmare den du vill vara eller längre ifrån?

Vad blir skillnaden på ett eller fem års sikt mellan någon som gör en matplan och följer den jämfört med någon som äter det han eller hon känner för i stunden?

Två enkla system för exakt samma sak. Det ena konstruktivt, det andra mindre konstruktivt och kanske till och med destruktivt.

Du har kontrollen att välja vilket system du vill ha. Du har kontrollen att förändra.

2. Acceptera att systemet aldrig blir klart

Den andra nyckeln är att acceptera att systemet aldrig blir klart, att du arbetar med utkast och att du behöver hitta din egen väg.

Under lång tid så letade jag efter lösningen. Lösningen på varför jag prokrastinerar. Lösningen på varför jag i vissa situationer beter mig på sätt som jag vet inte tar mig dit jag vill eller gör mig till den jag vill vara. Lösningen på varför det driv och den inre motivation som jag ser hos så många framgångsrika personer inte verkar finnas i lika hög utsträckning hos mig.

Jag inser nu att det inte finns någon lösning på det sättet jag trodde. Jag gick kurserna, jag läste böckerna och trodde eller utgick från eller kanske hoppades på att det jag fick, informationen jag köpte, kunde liknas vid ett recept.

Om jag blandar bananer, kyckling, jordnötter och bacon på ett visst sätt och sätter ugnen på 175 grader i 20 minuter så kommer resultatet att bli detsamma varje gång. Jag kommer att få en perfekt tillagad Flygande Jakob.

Men om jag har ett system för produktivitet eller sinnesfrid eller fokus och följer det så kommer resultatet INTE bli detsamma varje gång.

Mitt svar då, när det inte blev som jag ville, var att tänka "jaha, nu fungerar inte systemet, receptet var tydligen fel, så nu behöver jag hitta ett nytt. Köpa en ny kurs. Läsa en annan bok.

Jag hoppades att lösningen skulle ges till mig av någon annan och att den personen väntade runt nästa hörn.

Men en människa eller ett liv, är inte ett slutet system på samma sätt som en maträtt.

Nietzsche sa:

Du har din väg. Jag har min väg. Vad gäller den riktiga vägen, den korrekta vägen och den enda vägen, så existerar den inte.

You have your way. I have my way. As for the right way, the correct way, and the only way, it does not exist.
― Friedrich Wilhelm Nietzsche

Det finns inget färdigt recept som passar alla. Det finns förslag på sådant som är sannolikt att fungera i de flesta fall men undantagen är många och de är svåra att förutse. Det som fungerar bra för dig den här veckan kanske inte fungerar lika bra nästa vecka. Det som du tycker är viktigt i augusti kanske du inte tycker är lika viktigt i oktober.

Alla som någon gång har gjort en plan för någonting. Planerat ett projekt på jobbet, vet, att det enda som är säkert med den här planen är att den inte kommer att hålla. Det kommer inte att gå såsom vi har planerat.

Så att jobba med färdiga planer eller i sten satta system riskerar att skapa frustration och på sikt döda motivationen att följa planen eller jobba vidare med systemet.

Ett annat mer konstruktivt sätt att se det är att systemet du följer just nu, är ett utkast. Det är din bästa gissning på hur du kan röra dig i den riktning som du vill och nu följer du det som du har bestämt så gott du kan.

Nästa gång du reviderar skapar du ett nytt utkast. Utifrån vad som fungerade och utifrån vad som inte fungerade. Du gör inte om hela systemet. På sikt blir de här utkasten mer och mer förfinade och du rör dig sakta men säkert i rätt riktning.

Du kan gå tillbaka och kolla. Hur var det i februari? Hur såg mina system ut då? Det är mycket som funkar bättre nu än då men en sak, min upplevda stress till exempel, har blivit värre. vad gjorde jag då som jag inte gör nu? Eller vad gör jag nu som jag inte gjorde då? Kan jag lära mig något av det.

Du ger dig själv underlag som du kan analysera. Och du lär dig mer om hur du själv fungerar. Och istället för att du kommer på det i duschen eller i gymmet och tänker att det där ska jag införa, och sedan är det glömt när du kommer hem, så bygger du upp en slags kunskapsbank om dig själv. På papper. I dokument.

Du är både vetenskapsmannen och testpersonen, och det kan faktiskt vara väldigt roligt och intressant.

3. Ha tålamod och var sann mot dig själv

Den tredje nyckeln är att implementera med tålamod och i symbios med den du är.

Jag förstår att du nu kanske tänker att du vet ju mycket av det här redan. Du kanske har försökt. Du kanske har försökt mer än en gång.

Att veta spelar ju ingen roll utan det viktiga är att göra, att införa den här förändringen och hur gör man det?

Hur jobbigt är det inte att göra system för precis allt? Det är ju för det första omöjligt att hålla reda på alla system och för det andra jättesvårt att införa.

Den kanske vanligaste fällan när det gäller förändring är att vilja för mycket för snabbt. Jag har pratat om det här många gånger.

En sak som händer då är att din identitet inte hänger med. I dina tankar är du en typ av person, i dina handlingar är du helt plötsligt någon annan. Identitet och beteende krockar.

Om du klarar av att hålla i dina nya beteenden tillräckligt länge kommer ditt sinne, ditt sätt att tänka, att förändras i riktning mot en identitet som matchar det nya beteendet.

Ett bra exempel på det här var ju när man förr i tiden gjorde lumpen. Man åkte iväg som en vis typ av person och kom hem som någon annan, i alla fall inom vissa områden.

Man hade med tvång, mer eller mindre, befunnit sig i en miljö där vissa normer gällde och vissa handlingar behövde utföras gång på gång på gång och där inget utrymme fanns för att göra annorlunda eller fuska.

Om man befinner sig i en sluten miljö där struktur och disciplin råder blir man oftast en mer strukturerad och mer disciplinerad person. Inte bara i handling utan även till sättet. Ens identitet förändras.

Men innan det sker kommer ditt sinne att streta emot. Det kommer att vilja dra dig tillbaka mot din gamla identitet, mot det som är välbekant och tryggt.

Så det räcker inte alltid att bara börja göra annorlunda. Du behöver börja tänka annorlunda. Se annorlunda på verkligheten. Och du gör det här genom att du tar reda på vem du behöver bli:

Vilken identitet strävar du efter?
Hur ser den personen ut?
Hur tänker den personen?
Hur reagerar den personen i den och den situationen?

Och så börjar du härma den personen. Du påminner dig själv om den här nya identiteten så ofta som möjligt och så försöker du så gott du kan tänka och agera utefter den.

Nya beteenden och en ny identitet, och tålamod, ökar chanserna att du skapar en positiv spiral. Där du sakta rör dig framåt. Nya beteenden drar med sig identiteten. Den nya identiteten, ditt nya sätt att tänka, drar med sig dina beteenden.

Istället för att göra så som nästan alla andra gör, de rör sig framåt massor i handling ena veckan, kraschar sedan och faller tillbaka till noll, och sedan försöker dom igen, kraschar och faller tillbaka till noll.

Då stärks snarare din gamla identitet. Du får bekräftelse på att du är den du är och att du inte kan förändras.

Det var allt för den här gången. Tack för att du har lyssnat. Ta hand om dig och jag hoppas att vi hörs igen nästa vecka.