Tillbaka

156. Jordgubbar, tandborstning och dietister – Därför ska du investera i att bygga system

förändring kvalitet planering produktivitet system värde Jan 13, 2020

 

Välkommen till Monkey mindset. Jag heter Daniel Sjöstedt och jag är mental tränare.

I podd nummer 153 som heter "Teori vs praktik – så kan du styra ditt mindset mot framgång" pratade jag en del om att bygga system i sitt liv och jag pratade om hur system kan vara att föredra framför mål och vad som man behöver tänka på för att ett system ska kunna vara framgångsrikt och fungera.

Bestäm i förväg och påminn dig själv

Det som krävs är för det första att du följer ditt system. Och att du gör vad som krävs för att följa det. Ett bra sätt att öka chanserna till det är att du påminner dig själv så ofta som möjligt. Varför du har det här systemet, alltså vad du vill uppnå med det, och hur det ser ut.

OM du går igenom ditt system till exempel på morgonen och på kvällen, tillsammans med några rader om vad du vill och varför du gör det du gör, så tror jag att chanserna att lyckas med någonting ökar med flera hundra procent.

Jag sa i avsnitt 153 att våra planer eller system sällan faller dag 1. Dag ett är vi inspirerade och peppade och vi vet exakt vad som behöver göras. Och vårat "varför" är ofta starkt och tydligt. Så om vi kan återskapa dag 1, om vi ser på alla dagar som dag 1, så ökar nog chanserna att vi kan följa det system vi har byggt.

Vad jag menar med ett system är att du i förväg bestämmer dig för hur du ska agera i vissa förutbestämda situationer eller vid vissa förutbestämda tidpunkter. Eller hur vissa delar av ditt liv ska skötas. För att göra ditt liv enklare och bättre så att du kan få mer energi och mer tid till att göra det du tycker är mest viktigt.

Det är ju själva syftet. Att du ska kunna lägga mer energi på det du själv har bestämt, som du vill göra, och mindre på det som du betraktar som måsten. Och att det du gör håller högre kvalitet.

Fördelarna med ett system

Låt oss låtsas att du bestämmer dig för att bli jordgubbsodlare. Du köper in jordgubbsplantor och allt annat som behövs och du arrenderar en åker. Du kan väldigt lite om jordgubbsodling men du tänker att du kommer att lära dig med tiden.

Första året då du sätter dina plantor på åkern så funderar du inte så mycket. Du sätter du bara en planta där den får plats, precis bredvid den förra, med 30 centimeters mellanrum, så plantorna sitter lite huller om buller.

När du ska vattna plantorna och sedan när du ska plocka av plantorna så märker du att det är svårt att veta var du har vattnat och var du har plockat. Det finns ingen systematik i var plantorna sitter. Så på vissa ställen får plantorna för mycket vatten och på andra ställen får de för lite vatten. Och ibland när du plockar så märker du att du redan har plockat där och på vissa ställen av jordgubbslandet när du kommer dit så har jordgubbarna hunnit bli övermogna.

Och när du har plockat av alla plantorna så behöver du vänta några veckor på att nya jordgubbar ska mogna så att du kan plocka igen.

Så när ditt första år som jordgubbsodlare är över inser du att du nog gjorde av med mer vatten än vad som var nödvändigt, och du kunde sälja färre jordgubbar än du trodde, och det tog längre tid att plocka dina jordgubbar än vad du trodde.

Din granne, som har en lika stor plätt jord, är lite mer rutinerad. Han kunde plocka och sälja dubbelt så många jordgubbar som du, och han gjorde det med färre plockare och på kortare tid.

Så du frågar din granne vad han gör annorlunda och det visar sig att han planterar jordgubbarna i raka linjer. Då är det lättare att veta var man har vattnat och var man har plockat och det går till och med att se till så att jordgubbarna i vissa delar av landet mognar lite senare än de andra så att du alltid har någonstans att plocka, för när en del av åkern plockas så mognar en annan del och så vidare, så han kan hålla plockningen igång hela sommaren.

Din granne har ett dokument som visar när vilka rader ska planteras, när vilka rader ska vattnas och när vilka rader ska plockas. Och han följer bara det som står på lappen. Han följer sitt system.

Och eftersom han har varit med ett tag så vet han att systemet behöver justeras lite beroende på vädret. Är det en varm och solig sommar ser systemet ut på ett visst sätt. Är det kallt och regnigt ser systemet ut på ett annat sätt.

Och på lappen står också när plantorna behöver köpas in och hur många som ska köpas in varje gång. Hur mycket gödsel som går åt varje vecka och hur många jordgubbskartonger som behöver finnas på plats.

Så när du behövde fem förråd för att få plats med allt gödsel, alla plantor och alla jordgubbskartonger, för du köpte ju in för hela sommaren, så behöver bara grannen två förråd, för han köper in sitt material i takt med att han behöver det, och han behöver inte heller ligga ute med lika mycket pengar som du.

Du köper ju in allt material först, innan du får betalt, medan grannen köper in en stor del av sitt material efter det han redan har sålt massa jordgubbar. Så hans verksamhet kräver också mindre pengar för att kunna driva.

Så i en verksamhet där man bland annat kan mäta pengar in, pengar ut och härleda det till antal jordgubbar plockade per vecka, och antal liter vatten som gick åt varje vecka så är det väldigt tydligt vilka fördelar ett system har jämfört med att bara göra som man känner för. Man tjänar tid, pengar, energi och verksamheten löper på smidigare överlag.

Ökar produktiviteten och skapar mer värde

I våra liv, hemma och på jobbet, har vi saker som är ständigt återkommande. Där förutsättningarna är ungefär likadana hela tiden, men där vi fortfarande planterar jordgubbsplantorna i slumpmässiga mönster.

Ibland råkar det bli så att plantorna hamnar i raka linjer, då tycker vi att det fungerar extra bra den dagen eller den veckan. Men oftast slösar vi mer tid, mer energi och resurser än vad vi hade kunnat göra om vi i förväg hade byggt ett system och sedan följde det.

Om vi låtsas till exempel, att vi generellt sett är mer produktiva på förmiddagen än vad vi är på eftermiddagen. Vi tänker och fokuserar bättre på förmiddagen.

Skulle en organisation eller en avdelning då inte kunna skapa ett system som säger att admin, interna info- och planeringsmöten och andra uppgifter som inte kräver så mycket mental energi men ändå är nödvändiga, bara får ske på eftermiddagen.

Och att vi använder vår bästa tid, alltså förmiddagarna till det arbete som är viktigast, mest krävande och eller som skapar långsiktigt värde. Tiden i Outlook är redan bokad för det när veckan börjar.

Borde inte det företaget, förutsatt att det förhåller sig så som jag säger, få ut mer effekt av sina anställda än ett företag där alla först har planeringsmöte, sedan betar man av mailkorgen och inte förrän efter lunch börjar man att arbeta med själva kärnuppgiften? Om man inte har andra möten man måste gå på.

Börja med källor till frustration

I ett personligt system så kan man till exempel börja med att titta på vad i ens liv som är ständigt återkommande. Vad gör jag eller vi varje dag? Går det att systematisera det mer än vad vi gör idag? Vad är det som vi gör varje dag som är en ständig källa till frustration? Finns det någonting jag kan införa för att göra den situationen enklare?

Barnen tenderar att glömma borsta tänderna på helgerna. De sätter sig direkt vid datorn och det är ett ständigt tjat. Till exempel. Samma visa varje helg och det är så tråkigt att vara den som bara tjatar och det är så tråkigt att behöva ha dåligt samvete för att man inte kan få sina barn att borsta tänderna ordentligt.

Går det att skapa ett system för det? Så att jag kan sluta tjata och så att helgerna inte börjar med en onödig konflikt och dålig stämning? Med lite fantasi tror jag att det gör det. Bredbandet stängs av midnatt på fredagen och inte förrän alla har borstat tänderna sätts det på igen.

Det här systemet kan ju vara ett manuellt system. Jag drar ut internetkabeln innan jag går och lägger mig och inte förrän barnen har borstat tänderna på morgonen sätter jag tillbaka den igen. Ett schemalagt pling på mobilen påminner mig om att dra ut kabeln.

Det går också, gissar jag, att automatisera. Man skaffar en app eller en router där det går att ställa in när internet stängs av och sätts på och som du kan sköta med en app i mobilen. Då stängs internet av automatiskt vid en viss tid de dagar man har bestämt och allt som krävs av dig för att sätta på det är att du går in i en app och klickar på en knapp.

Och nu gissar jag som sagt bara, jag vet inte om det här går att göra exakt så här även om jag skulle bli väldigt förvånad om det inte gick.

"Köpa sig fri" är en lösning

Det låter krångligt tänker du kanske nu. Antagligen finns det en Youtube-video som visar exakt hur du gör. Men vi låtsas att du anlitar någon som gör det åt dig. Vad kan det kosta? Du kan säkert få någon att komma hem till dig, fixa appen, lösa allt så att du bara behöver trycka på en knapp när internet ska sättas på igen för ungefär 2000.

Är det värt 2000 kronor att lösa det här för alltid?

Vad skulle det vara värt att ha ett femveckorsschema för mat med goda och nyttiga och lättlagade recept. Plus ett konto på en matbutik på nätet där varje vecka har sin inköpslista som redan är ifylld och där du bara behöver gå in i en app och klicka på en knapp varje söndag för att få den veckans ingredienser hemkörda till dörren?

Det är svårt och jobbigt att fixa matschemat och att skapa inköpslistorna. Det blir kanske dyrare att handla mat på nätet än att åka och handla själv. Allt det här är ju sant.

Låt oss låtsas att det finns en dietist som kan göra det åt dig. Som sätter sig ner med familjen och undersöker. Vad gillar ni för slags mat. Hur mycket tid vill ni lägga i köket? Hur stor är er matbudget? Och sedan gör ett schema med recept, skapar ett konto åt er på en nätbutik för mat och lägger in alla inköpslistor.

Allt du behöver göra är att logga in varje söndag. Klicka fram veckans inköpslista och sedan klicka på köp. Och så laga maten efter de färdiga recepten.

Investering som återbetalar sig

Att sätta upp ett sådant här system skulle ju kräva möda eller pengar eller bägge två.

Jag gjorde en googling och hittade en artikel från februari 2019 som sa att det var i snitt 12 procent dyrare att handla mat på nätet än vad det var att handla i butik.

Men då sparar du ju all tid det tar att handla varje vecka och du sparar kostnader för bilen. Du får också sannolikt flera timmar extra i veckan om du gör så här. Som du annars hade spenderat på att planera vad ni ska äta och på att åka och handla. All den tiden frigörs nu. Så det kostar inte jättemycket i rena pengar och du kommer att spara tid.

Du skulle ju också kunna göra det här helt själv om du och din partner la ungefär två timmar varje kväll i två veckor. Låtsas vi.

Jag har ingen aning vad en dietist kostar men jag gissar att det inte skulle vara några problem att få någon att fixa allt det här för 20.000 kronor. Spontant tror jag att många hajade till inför siffran 20.000, inte en chans. Då åker jag hellre och handlar. Och mina kvällar är redan uppbokade, så det blir svårt att lägga två timmar per kväll i två veckors tid.

Men på två veckor kvällsjobb, eller för 20000 kronor (om det nu kostar det) kan du lösa frågorna "Vad ska vi äta?" och "vem ska handla?" för alltid. Och för den investeringen får du också tre, låtsas vi, stycken timmar extra varje vecka.

Timmar som du förut la på att bestämma mat och handla mat. Som du nu kan lägga på något annat. Det är 150 timmar per år, nästan en arbetsmånad. Varje år från och med nu. Och du kommer sannolikt att äta nyttigare mat, så din hälsa tjänar också på den här investeringen. Varje vecka. För alltid.

Kostnader vi inte ifrågasätter

Det mesta av det vi lägger vår tid och våra pengar på nu försvinner bara. Jag lägger några timmar på att kolla på fotbollsmatchen Manchester United-Norwich. När matchen är slut så är timmarna borta.

Det har kommit en ny iPad så jag köper den. Och jag sitter med iPaden några timmar per vecka. Vad jag exakt gör vet jag inte riktigt när jag tänker tillbaka, men timmarna går. Och pengarna, trots att jag intalade mig att jag verkligen behövde den där iPaden, de är borta.

De här kostnaderna, i tid och pengar, att kolla på tv eller att köpa prylar, är det ingen som ifrågasätter. Alla har dem i större eller mindre utsträckning. Och det är självklart inget fel i det.

Men den som lägger privata pengar på en dietist eller på att någon kommer hem och fixar internetroutern, han eller hon skapar troligtvis några höjda ögonbryn på jobbet eller i vänkretsen när man berättar om det.

Trots att de här pengarna kommer att återbetala sig tio gånger om eller hundra gånger om i form av sparad tid, bättre hälsa, mindre stress och frustration och så vidare.

Det är så jag ser på system. De kostar en del i början, men de tjänar in den kostnaden väldigt snabbt och sedan är de en ren vinstaffär. Det är en investering. I tid, i pengar, i kvalitet och i sinnesro.

Jag hoppas att det här avsnittet startade några nya tankar hos dig. hör gärna av dig med reflektioner. det uppskattar jag.

Ta hand om dig själv, ta hand om dina kära så hoppas jag att vi hörs snart igen.