75. Om att bli lurad av sunt förnuft

Välkommen. Du lyssnar på Monkey mindset. Jag heter Daniel Sjöstedt och jag är mental tränare.

Ämnet idag är planning fallacy. Det skulle kunna förklaras som vår oförmåga att tänka rätt när vi planerar. Eller vår tendens att använda en felaktig strategi när vi planerar.

Jag kommer först att berätta vad planning fallacy är, sedan kommer jag ta upp varför det händer, blandat med några egna reflektioner och till sist så ska jag prata om hur vi kan göra för att i våra egna liv bli uppmärksamma på det.

Tidsoptimisten

Resultatet av planning fallacy är att saker och ting nästan alltid tar längre tid och kostar mer än vad vi planerat. Det här kan bli extra tydligt i stora och komplicerade projekt, som kan ta år längre än planerat och kosta miljarder mer.

Men det märks i vår vardag och på våra jobb, för mig personligen till exempel (och kanske för dig) när jag planerar min vecka på söndagen eller måndagen och sedan tittar tillbaka på den på fredagen.

Jag trodde att jag skulle få en massa saker gjorda. Tiden jag gav för varje enskild sak kändes rimlig men i slutet av veckan så har jag ofta inte kommit så långt som jag trott och hoppats.

Väldigt sällan sker motsatsen. Att jag sätter en plan för veckan och sedan är klar med den i god tid till fredag eftermiddag. Och samma sak med stora projekt, sjukhusbyggen till exempel. Man hör inte ofta om byggen som blir färdiga före utsatt tid eller som kostar mindre pengar än som budgeterats. Och det är inte så att det är 60-40 eller 70-30, dyrare och billigare än budget. Snarare 99-1 eller 100-0. Det tar alltid längre tid. Det blir alltid dyrare.

Så varför tenderar vi då att vara så dåliga på planering? Det finns många anledningar och flera olika förklaringar till det här, och alla felplaneringar är ju förstås inte lika, men jag ska ta upp några av de faktorer som spelar in.

Och jag bortser från tendensen från företag att göra glädjekalkyler för att vinna upphandlingar men det spelar nog stor roll i många av de här större fallen.

Avvikelse är det normala

Det första jag vill prata om är vårt sunda förnuft. Det spelar oss ofta ett spratt i de här situationerna. Vi har inte förmågan att se komplexiteten i ett projekt och med det menar jag att vi tenderar att se de stora dragen men att vi inte är lika bra att uppskatta varje liten detalj, och hur lång tid den kommer att ta.

För att ta ett superenkelt exempel. Låt säga du behöver promenera från ena delen av ditt företags kontorsbyggnad till den andra delen för att kunna slutföra någonting, en uppgift.

Det här borde ju vara jättelätt att planera. Du kan antingen uppskatta tiden det tar och det gör nog de flesta. Men du är extra noggrann så du mäter hur lång tid det tar att gå från ena delen av huset till den andra och sedan lägger du till den tiden till projektet.

När du mäter kanske du råkar träffa någon du känner som du stannar och pratar med i två minuter. Den här tiden drar du självklart av från den tid du uppskattar i projektet. Och när du ska korsa lagret så har en hylla rasat så du behöver vänta några minuter på att det ska fixas innan du kan komma förbi. Men precis som att du träffade någon att prata med så är den här incidenten en engångshändelse så du drar bort den tiden också.

Så tiden det tar att gå, minus pratstunden och den tid det tog att komma förbi den rasade hyllan är tiden som promenaden får i din planering.

Och det är sant att du inte en enda gång under projektet träffar på personen du pratade med igen och hyllan som rasade står stadigt på plats varje gång du passerar den.

Men under många av de här promenaderna händer något. En annan arbetskamrat, du stannar och pratar med. Någon som hejdar dig i korridoren och behöver hjälp med en sak. En avdelning som målas om så att du tvingas gå en omväg.

Så bara här, under den här extremt okomplicerade delen av ditt projekt så hamnar du lite efter tidsschemat varje gång promenaden behöver göras.

Och i ett projekt så finns det ju hundratals, kanske tusentals sådana här moment.

Felet vi gör, tankefelet vi begår, är att vi utgår från hur lång tid någonting borde ta, enligt vårt sunda förnuft. Inte hur lång tid det faktiskt tar. Och till och med när vi mäter, som i fallet med promenaden, så ser vi allt som inte går enligt plan som en avvikelse eller engångsföreteelse, som vi kan bortse från.

Utgå från fakta när du planerar

När jag planerar att få in träning i mina arbetsdagar, så räknar jag på hur lång tid det tar att byta om, kanske fem minuter, hur lång tid det tar att gå till gymmet, två minuter, hur lång tid dagens träningspass kommer att vara, låt säga 35 minuter som exempel, och hur lång tid det tar att gå hem igen och duscha och byta om, cirka 20 minuter. Den tiden avsätter jag för träning i schemat den dagen. Och nästan varje gång så tar det längre tid än så.

Vad jag borde göra är ju självklart att i stället för att använda sunt förnuft, ta tid på mig själv, och mäta hur lång tid jag tar på mig för ett träningspass, eller hur länge de fem senaste passen har tagit i snitt, och sedan utgå från det i nästa planering. Då kanske mina veckor går mer som jag har planerat dem och jag slipper känna mig efter.

Så otroligt självklart egentligen. Och från och med nu så ska jag göra det, hoppas jag.

Jag tror att ett annat skäl till att vi underskattar hur lång tid någonting ska ta eller hur mycket det kommer att kosta (och nu menar jag inte bara pengar). Beror på vår omgivning och hur mycket vi påverkas av den.

Såväl gammelmedia som sociala medier är i regel väldigt svart-vita. Antingen är det någonting som har gått helt åt skogen eller så rapporteras det om helt otroliga framgångssagor. Någon som har gått ner 25 kilo på sex veckor. Eller ett företag som gick från en till 200 anställda på ett år. Och vi tar till oss allt det här. medvetet eller omedvetet.

Så om du ser någon på tv som har byggt den snyggaste uteplats du någonsin sett av bara drivved och stenar som han hittat i skogen eller läser om hon som på fem år gick från att vara hemlös och på dekis till att doktorera i kärnfysik och tävla i ultramarathon, så påverkas du av det. Det är helt ofrånkomligt.

Det ska gå fort. Det måste vara stort. Annars är det inte lika mycket värt.

Men vad vi glömmer, eller vad som åtminstone inte sätter sig lika djupt hos oss, är ju att de här fantastiska prestationerna dels är tillrättalagda och dels bara representerar en promille av alla därute som kämpar med utbildning eller sitt företag eller sin hälsa. Den stora majoriteten tar inte fem stora kliv framåt varje vecka. De tar kanske ett steg framåt och ett bakåt. Under bra veckor tar de två steg framåt och ett bakåt och under dåliga veckor tar de ett steg framåt och två steg bakåt.

Så när vi jämför oss med andra så finns risken att vi använder en referensram som gör att vi kommer ännu längre från den objektiva verkligheten än vad vi gör om vi planerar efter sunt förnuft.

Vad jag har pratat om idag är några av de fällor vi kan trilla i när vi planerar någonting. Vi tenderar att planera utifrån hur mycket tid och resurser vi tycker att någonting borde ta, vad vårt sunda förnuft säger oss att det borde ta.

När vi istället kan få bättre resultat om vi använder historiska data, alltså hur lång tid det här tog förra gången jag gjorde det, och sedan utgår från det.

Jag har också berört faran i att svepas med av sådant vi läser eller ser eller hör om andra. De här framgångssagorna är inte representativa, de är anomalier och att de går inte att använda som underlag för egna projekt. Man kan inspireras av dem, sträva efter att en gång komma dit, självklart, men om du jämför dig själv med dem så gör du nog dig själv en otjänst.

Jag hoppas att du har fått någonting att tänka på genom att lyssna på det här avsnittet.

Om du vill får du gärna kolla in mitt träningsprogram och mitt coachpaket. Info om bägge finns på hemsidan monkeymindset.se.

Du kan också få det du behöver för att komma igång med mental träning av mig och det kostar ingenting. Gå in på hemsidan och ange din emailadress så skickar jag dig ljudfiler och instruktioner som du kan böra träna med.

Det var allt för den här gången. Tusen tack för att du har lyssnat. Jag hoppas att vi snart hörs igen.