80. Tre fokusfälllor du ska undvika

Välkommen. Du lyssnar på Monkey mindset och jag heter Daniel Sjöstedt.

Idag så kommer jag att prata om några saker, som kanske inte är helt självklara, som hindrar oss från att få rätt saker gjorda på bästa möjliga sätt.

Många bränder att släcka

De flesta av er håller nog med mig om att det inte finns någon brist på saker att göra, oavsett om det handlar om hemma eller på jobbet. Det finns hur mycket som helst. Skulle din arbetsvecka vara dubbelt så lång som den är nu hade det sannolikt inte varit svårt att fylla upp den tiden.

Och likadant hemma. Jag har aldrig hört någon säga att nu är att göra-listan för hemmet klar, nu är det bara att luta sig tillbaka och ta det lugnt.

Så det finns att göra och vare sig du vill det eller inte, vare sig du tänker på det eller inte, så prioriterar du redan nu, du väljer vissa uppgifter framför andra, och det här har jag pratat om tidigare. Många prioriterar omedvetet och då är det lätt hänt att i varje stund väljer att göra, eller kanske känner sig tvingad att göra, det som är mest brådskande.

Det kan leda till att man har otroligt mycket att göra, man håller sig upptagen, men man får aldrig möjlighet att ta tag i det man egentligen borde göra eftersom det finns så många bränder att släcka. och när en brand är släckt så blossar en annan upp.

Men även om du sätter dig ner och tänker till om vad det är som behöver göras, vad som är viktigt och vad som är brådskande och du försöker hitta en bra balans mellan dessa, så finns det tendenser vi har, sådant som vi alla gör då och då, som lurar oss så att inte få ut det vi kan få ut av vårt arbete.

Mental ställtid – tidigare uppgifter dröjer sig kvar

Mycket av det jag kommer att prata om idag grundar jag på framför allt två böcker. Bägge är skrivna av Cal Newport. Den ena heter So good they cant ignore you och den andra heter Deep Work. Jag har också läst på Newports blog som heter Studyhacks och som du hittar på CalNewport.com.

Jag tänkte prata om tre potentiella fällor i det här avsnittet. De är någonting som kallas "Attention residue", det är överdriven planering och så är det att vi inte gör skillnad i hur vi jobbar med ytligt arbete och fokuserat arbete.

Om du ofta skiftar fokus när du arbetar. Om du hoppar från en arbetsuppgift till en annan så bildas mental ställtid. Hjärnan behöver tid att ställa om.

Trots att du bara jobbar med en uppgift i taget så dröjer sig tidigare arbetsuppgifter sig kvar i vår hjärna under en tid.

Det här kallas för attention residue. Attention betyder uppmärksamhet och residue skulle här kunna översättas som restprodukt. Så den gamla arbetsuppgiften stannar kvar hos oss som en restprodukt den håller kvar en del av vår uppmärksamhet så att vi inte kan lägga vår fulla uppmärksamhet på den nya uppgiften.

Och det här har en negativ effekt på din produktivitet.

Ju längre tid som går desto mindre restprodukt kvar men de flesta av oss har nog hela tiden en viss mängd "attention residue" som håller oss tillbaka lite grann.

Fälla 1. Byt inte arbetsuppgifter för ofta

Hur mycket vi påverkas av det är ju beroende på vilka uppgifter det handlar om och hur lång tid som går men Sophie Leroy som är den som har forskat mest på det här hävdar att det finns väldigt mycket att vinna på att arbeta med samma arbetsuppgift under längre perioder.

Så för att få så lite attention residue som möjligt så kan du dels sträva efter att skifta arbetsuppgift så få gånger som möjligt. Lite det vi har pratat om tidigare. En sak i taget under längre perioder. Det blir också mindre attention residue när du gör klart någonting. Fenomenet finns fortfarande men det är mindre av det än när du lämnar en ofärdig uppgift.

Och så kan du försöka klumpa ihop alla småuppgifter som behöver göras och försöka göra dem samtidigt kanske bara en gång per dag.

Så istället för att jobba en timma, svara på mail en kvart, jobba en timma, göra någonting annat administrativt och så vidare så kan du så gott det går att försöka batcha admin och mail och liknande och göra dem tillsammans.

Sophie Leroy uppmanar oss också att skapa små glapp mellan våra arbetsuppgifter, där du gör ingenting. Särskilt om det är någonting viktigt du ska göra är de här glappen viktiga. Om ditt sinne får tid att processa det du just avslutat så att du kan gå in i det nya mycket mer mentalt fräsch. Så i en perfekt värld schemalägga tio minuter mellan olika arbetsuppgifter där du gör ingenting. Kanske tar en kort mindfulness-session. Och just mindfulness är en annan sak Sophir Leroy rekommenderar för att hantera det här bättre.

Fälla 2. Överdriv inte planeringen

En annan fälla vi lätt faller i, som jag själv känner igen mig mycket i, är att vi gömmer oss bakom förberedelser och planering. Att vi fastnar där längre än nödvändigt.

Kanske har vi identifierat vad som är viktigast att ta tag i just nu men istället för att bara göra det så vill vi förbereda oss. Skriva en projektplan. Se till att rätt personer är med på vad som ska göras. Se till så att vi har rätt utrustning. Och så vidare.

Det som gör att det här är så svårt att upptäcka är att varje enskild förberedelse kanske är motiverad. Inte alltid, och tyvärr inte för mig personligen, men om du ska göra något på jobbet så behöver det ju förberedas. En bra planering har stor betydelse för huruvida ett projekt blir lyckat eller ej.

Och när vi jobbar med de här sakerna så känns det ju som att vi bidrar till projektets framgång. Men vad vi gör, åtminstone i vissa lägen, är ju att vi drar ut på de enkla uppgifterna, där inte så mycket står på spel, för att slippa göra det som är svårt, det som kostar blod, svett och tårar. Det som kommer att bedömas av andra, kanske.

Ju mindre komplex arbetsuppgiften är, desto enklare är det att upptäcka den här tendensen och jag vet inget riktigt bra svar på hur man ska tackla det här mer än att vara uppmärksam på det.

Fälla 3. Anpassa och ändra arbetsmiljön

Den sista punkten jag tänkte ta upp idag är att många av oss utför allt vårt arbete på mer eller mindre samma sätt. Vi gör inte skillnad på vad det är för typ av jobb och vad som krävs av oss för att utföra det på bästa sätt.

Det här kan leda till att det blir svårare att fokusera på de uppgifter som kräver mycket fokus men också att de uppgifter som kräver lite fokus blir jobbigare och kanske tråkigare än vad de behöver bli.

Den här punkten skulle man kunna dela in i två delar. Dels arbetsmiljö och dels det mentala.

Vad gäller arbetsmiljö så mår de flesta av oss bra av omväxling. Vissa miljöer är mer lustfyllda att jobba i än andra till exempel. Om vi har arbetsuppgifter en viss dag, eller under en viss period, där vi kan sätta oss och jobba i en sådan miljö, så varför inte göra det. Kanske kan de här relativt okomplicerade uppgifterna där det inte gör något att du blir störd göras lika bra på ett café som på ditt kontor. Skulle du då inte kunna åka in till stan den dagen, sätta dig på ett café och jobba därifrån? Vad skulle det betyda för din allmänna trivsel om du gjorde så lite då och då?

Andra uppgifter kanske kräver hård koncentration. Stäng då dörren, slå av internet, rensa skrivbordet från allt som inte absolut behövs och se till så att ingen stör dig. Kanske ta på dig hörlurar med en viss typ av musik som du jobbar extra bra till. Kanske ta med dig termos med kaffe så att du slipper lämna kontoret i onödan.

Du berättar för dig själv och för andra att den här veckan är det allvar.

Genom att anpassa hur du tar dig an dina olika arbetsuppgifter utifrån vad de kräver, så skapar du omväxling och förhoppningsvis också mer trivsel.

Men du gör också att det blir enklare att jobba hårt under de perioder du behöver jobba hårt, eller koncentrera dig hårt.

Vår hjärna känner ju igen mönster och om du har en viss ritual, kanske stängd dörr, avslaget internet och helt tomt skrivbord till exempel, när du ska jobba hårt, så blir det efter ett tag lättare att komma in i den sinnesstämningen och att hålla fokus då du behöver göra det.

Som en idrottare som förbereder sig för match eller tävling genom att följa samma ritualer varje gång så lär du dig att koppla på och av beroende på vad som behöver göras.

Om din arbetsmiljö alltid ser likadan ut, du sitter alltid på samma ställe, dörren är alltid lika öppen, du kollar mail och hämtar kaffe lite då och då, då drar du inte nytta av det här. Och dina dagar blir ju också mer enformiga. Kanske totalt sett lite ointressantare.

Hur fungerar du som bäst?

De här tre sakerna som jag har pratat om idag är ju inte alltid så lätta att sätta fingret på. Utanför forskningslabben så kan det vara svårt att se hur mycket skillnad de gör.

Personligen tror jag att de här frågorna om produktivitet, effektivitet och personligt välmående, kommer att bli viktigare och viktigare framöver. Kraven är så höga, och det är ju inte precis så att de kommer att bli lägre, så vi behöver nog alla fundera på hur just jag fungerar bäst. Hur kan jag få ut så mycket som möjligt av min kompetens samtidigt som jag är en hyfsat lycklig och välfungerande människa. Både nu och på sikt.

Och det kommer nog till stor del handla om att ta ansvar för det själv. Och då tror jag att sådana här små saker kan vara av betydelse. Några procents högre produktivitet här, några procents högre livskvalitet där. De här små förändringarna kan tillsammans bli något ganska betydelsefullt.

Det var allt för den här gången. Om du vill ta ett första steg mot ett större lugn, mindre stress och en förbättrad förmåga att fokusera så kan du kolla in vår nya kurs i mental träning. Den löper över 30 dagar och är helt gratis. Du signar upp dig på monkeymindset.se.

Det var allt för den här gången. Tack för att du har lyssnat och vi hörs snart igen.