37. Nyttan med att prioritera

Utskrift av avsnitt 37 – Nyttan med att prioritera

Välkommen till Monkey mindset, en podcast som framför allt handlar om mental träning. Jag heter Daniel Sjöstedt och jag är mental tränare. Och föreläsare. Dagens podd tangerar förra veckans en aning. Idag kommer jag att prata om att prioritera.

Det finns en historia som jag tycker mycket om. Den berättas i boken "Essentialism" som är skriven av Greg McKeown. En bok som jag rekommenderar högt.

Historien handlar om en man som hade en chefsposition på ett företag i Silicon Valley, Sam Elliot. Företaget han arbetade på köptes upp och Sam Elliots arbetsuppgifter förändrades. Det blev fler möten, mer byråkrati och med alla nya åtaganden så upplevde han sin arbetssituation som att han nu bara gick från möte till möte. Att det knappt fanns tid att göra det som var hans egentliga arbetsuppgifter utan att det hela tiden kom saker emellan.
 

Det han gjorde blev halvdant

Hans upplevda stress blev värre samtidigt som kvaliteten på det arbete han utförde blev lidande. Han kände att mycket av det han gjorde blev halvdant. Det fanns helt enkelt inte tid att göra allt som han blev ombedd att göra och samtidigt göra det bra.

Elliot började tröttna, och funderade ett tag på att acceptera ett erbjudande från sin arbetsgivare om förtidspension. Eller sluta och starta eget. Bli konsult och kanske hyra ut sig till samma företag som han jobbade på nu. Men med mer definierade arbetsuppgifter.

Men innan han fattade något beslut så pratade han med sin mentor. När han hade förklarat situationen kom mentorn med ett förslag. Mentorn föreslog att Sam Elliot skulle bli kvar på sitt jobb. Men att han från och med nu bara skulle göra de arbetsuppgifter som han var anställd att göra. Ingenting annat.


Börja säga nej

Han han skulle se sig själv som en konsult och säga nej till allt som han inte var där för att leverera. Och att han skulle göra det här utan att säga det till någon. Elliot tänkte att han inte hade någonting att förlora, om det gick åt skogen skulle han alltid kunna ta det där erbjudandet om förtidspension, så han testade.

Han började säga nej. Började fråga sig själv varje gång någon bad honom om något huruvida han skulle kunna utföra den här arbetsuppgiften i tid och med den kvalitet som krävdes. Om svaret var nej, så sa han nej. När han märkte att inget allvarligt hände när han gjorde så så tog han ett steg till.

Nu började han fråga sig själv om den här nya arbetsuppgiften som hamnade på hans skrivbord var det viktigaste han kunde ägna sin tid och energi åt. Var den här uppgiften det bästa han kunde göra just nu med tanke på hans arbetsbeskrivning och företagets mål. Om det inte var det så sa han nej.

Samma inställning ledde till att han slutade gå på en stor andel av alla möten. Om det inte var direkt kopplat till honom, och han behövdes där av någon anledning, så struntade han i det och la sin tid på att jobba med det som han ansåg var viktigast.

 

Att prioritera ger högre kvalitet

Det här ledde så klart till några undrande blickar och besvikna suckar från kollegor, men efter ett tag märkte Sam Elliot hur människor nu började respektera honom och hans tid mer.

I början tyckte Elliot att det här sättet att resonera kändes en aning själviskt. Att bara säga nej hela tiden. Men han märkte förstås också att han fick mer gjort och att det han nu gjorde både hade högre kvalitet och var rätt saker, saker som gav ett verkligt värde. Som var viktiga på riktigt.

Det här skapade en högre livskvalitet på alla möjliga plan. Inte bara på jobbet utan även hemma. När han inte hade en massa små åtaganden kunde han stänga av jobbet när han kom hem och fick utrymme att göra annat. Umgås med familjen. Motionera.

När han tänkte efter kunde han inte identifiera en enda negativ sak med sin nya strategi. Han fick mer respekt på arbetet, fick mer gjort och när hans chefer gav honom en jobbutvärdering så gick den upp från föregående år. Det året fick Sam Elliot en av de största bonusarna under sin karriär.

Vi är nog många som känner igen oss i den här situationen som Sam Elliot befann sig i. Massor av saker att göra på jobbet. Ingen riktig struktur i vad som ska prioriteras utan en oändlig rad av bränder som vi upplever måste släckas. Om vi vill få något riktigt jobb gjort så jobbar vi hemifrån eller åker in till jobbet några timmar före alla andra.

Det var framför allt två saker jag upplever att Sam Elliot gjorde för att förändra sin situation till det bättre. För det första så började han att ifrågasätta det som han själv och andra, uppfattade som måsten. Du kan höra mer om det i det förra avsnittet. När han gjort det så började han att prioritera.

 

Vem gör urvalet?

Jag tror att jag har sagt det i något annat sammanhang, att de flesta av oss har så mycket som vi vill göra eller som vi upplever att vi måste göra eller som vi en vacker dag hoppas att göra, så att någonstans görs det redan nu ett urval. Det här gäller både hemma och på jobbet. Om allt som ligger i inkorgen eller står på att göra-listan verkligen skulle göras så räcker timmarna inte till. Så i någon mån så prioriterar vi redan. Eller någon prioriterar i alla fall åt oss.

Den här prioriteringen sker oftast inte medvetet, den sker av sig självt, i stunden och det finns kanske varken en strategisk eller långsiktig tanke bakom.

Det finns en matris som du kanske har sett, den har viktigt och oviktigt på ena axeln och brådskande och inte brådskande på den andra. Om man prickar in allt man gör i den matrisen så hamnar varje uppgift i en av fyra rutor. En ruta heter oviktigt och inte brådskande, en heter viktigt och inte brådskande, den tredje heter oviktigt och brådskande och den fjärde heter viktigt och brådskande.  

Det är lätt hänt att nästan allt man gör finns i de två sista rutorna. De där det är brådskande. Förhoppningsvis, om det är så, så sker majoriteten av ditt arbete i viktigt och brådskande-rutan men som Sam Elliot upptäckte så är nog risken stor att en hel del också sker i oviktigt/brådskande.

Det som är viktigt men inte brådskande, det skjuter vi gärna upp tills imorgon men om du som jag kan dina självhjälpsklyschor så vet du att "tomorrow never comes". Morgondagen är alltid en dag bort och om du skjuter upp något tills tills imorgon eller tills det lugnat ner sig kommer den uppgiften sannolikt inte att bli gjord. I alla fall inte förrän den har blivit brådskande.

Och skälet till att vi kan fastna i den här rutan med saker som är brådskande men inte viktiga är att vi upplever saker som viktiga bara för att de råkar hända just precis nu. Slå upp valfri tidning och läs hur många politiska möten och avtal och annat som sker här och nu som enligt artikelförfattaren är historiska.

Gå tillbaka och kolla sportsidorna från EM i fotboll eller OS i Rio och läs om alla historiska matcher, alla lopp eller tävlingar eller prestationer som var bäst någonsin. Kommer du ihåg någon av dem idag? Jag gör det inte med något enstaka undantag, trots att det bara var en månad sedan det hände.

När vi är mitt uppe i händelserna är det svårt att hålla ett nyktert perspektiv. Då sveps vi med. Det sker nu, alltså är det viktigt. Så därför prioriterar vi det. Vi ger det mycket större vikt än det egentligen förtjänar. Och till skillnad från det jag sa om imorgon, tomorrow never comes, så är ju nuet evigt. Det är alltid nu. Oavsett när du kollar klockan eller vilket möte du kliver in på så sker det nu.

Så hur gör vi då för att få bukt med det här? Jag ska ge några förslag på hur du kan skifta ditt mindset och på slutet ska jag också ge dig en enkel men väldigt kraftfull övning.

Det första jag vill ta upp handlar om att du börjar priorietera. Och att du försöker, i största möjliga mån, göra det med lite perspektiv. Att du alltså inte tillåter dig själv att gång efter gång hamna i situationer där du bara gör sådant som är bråttom. Utan att du faktiskt tar ett steg ut ur nuet och kollar. Är det här verkligen viktigast? Vad händer om jag inte gör det? Vad händer om jag låter någon annan göra det? Och om det måste göras, kan vi ta en halvdag och arbeta fram ett system av något slag som underlättar just den här arbetsuppgiften i framtiden.

I hemmet kan ett matschema vara ett sådant system. Sparar tid, pengar, frustration. Allt blir bättre. Fick ett mail senast i veckan som prisade just matschemat.

På jobbet är det förstås lätt att kalla till ett möte. Då har man ryggen fri. Men vad ger det egentligen? Ger det tillbaka det värde som det kostar bara i kronor och ören när man räknar antal medarbetare på mötet gånger timlön gånger tid? Hur mycket pengar blir det på ett år?

Se om du kan ta reda på, precis som Sam Elliot gjorde, vad som är viktigast att göra, och sedan göra det. Och bara det. Tills det är klart. Och det handlar förstås inte bara om att göra det som du tjänar mest pengar på eller att alltid göra det som för dig närmast dina mål. Utan det kan ju också förstås vara någonting så enkelt som att ta tid för en långpromenad med din fru, din man, dina barn eller någon annan som betyder mycket för dig.

 

Att prioritera är att välja bort sådant som är viktigt

Och då är jag inne på det andra som jag tänkte ta upp och det handlar om vad det innebär att prioritera. Att bara göra det som är viktigt. Men det är ju så mycket som är viktigt, eller hur? Så det som lätt händer när man bestämmer sig för att börja prioritera annorlunda är att punkterna på att-göra-listan bara byter plats med varandra. Så det är fortfarande lika många saker som man upplever behöver göras. Så man känner sig fortfarande otillräcklig. Hinner fortfarande inte med. Går fortfarande omkring med den här olustiga känslan i magen av att alltid vara efter.

Men att prioritera handlar inte om, eller åtminstone inte bara om, i vilken ordning vi ska göra våra viktiga uppgifter. Det handlar minst lika mycket om vad du ska välja bort. Och du har tur om du bara kan välja bort sådant som, du med lite eftertanke, anser inte är viktigt eller sådant du inte vill göra. Troligen kommer du att behöva välja bort sådant som faktiskt är viktigt och saker som du faktiskt vill göra. Och du gör det här för att kunna göra det som är viktigast, för att skapa möjligheter till att göra det du helst av allt vill göra.

En elitidrottare kanske väljer bort kompisar och fester när hon är ung. Hon gör ju inte det för att hon vill eller för att kompisar och fester inte betyder något. Tvärtom så betyder ju bägge de här sakerna väldigt mycket, kanske särskilt i en viss ålder. Men genom att hon prioriterar någonting annat, att bli bra på sin idrott, så inser hon att hon behöver välja bort sådant som är viktigt, sådant som hon egentligen vill göra, för att få det hon allra helst vill ha.

Det tredje jag vill ta upp handlar om omvärlden. Det finns en risk att du kommer att ses som ett hot om du börjar prioritera hårt. Om du gör som Sam Elliot till exempel och slutar att gå på möten och börjar säga nej till en massa saker, så kommer det utan tvekan att börja snackas. Om att du försöker komma undan, att du glider runt på en räkmacka. Och om du satsar hårt på att lyckas inom någonting, det kan vara sport, konst, dataspel eller vad som helst, och väljer bort sådant som de flesta andra inte väljer bort, så kommer det också att börja snackas.

Det finns en jättebra reklamfilm, jag vet inte om den går längre, men den handlar om alkohol. En chef pratar med sin medarbetare om alkohol. Intrycket man ska få är att det handlar om att den här medarbetaren har problem med alkohol men efter ett tag så förstår man att problemet är att de andra kollegorna provoceras av att den här personen inte dricker.  

Underligt nog så tenderar vi att känna oss hotade om någon väljer att leva sitt liv på ett annat sätt än vad vi gör. Jag vet inte riktigt varför men kanske så tolkar vi den här personens annorlunda livsval som kritik mot vårt eget livsval. Jag ska inte analysera varför det är så men det kan vara värt att ha i åtanke. För den här aspekten är inte oviktig, den gör det ännu svårare att börja prioritera.

Men, och det här blir det sista jag säger innan jag ger dig övningen, bara för att det är svårt, så betyder det inte att du ska strunta i det. För jag skulle vilja säga att ju mer du prioriterar, ju fler saker och åtaganden du väljer bort, desto mer kommer du att få gjort och desto mer tillfredsställelse kommer du att känna. Jag pratade ju om minimalism i ett tidigare avsnitt och jag ser mig själv som en minimalist och för mig är det väldigt tydligt att det finns mer värde, mycket mer värde till och med, i att begränsa sig än vad det finns i motsatsen.

Övningen AAAC – Avoid At All Cost

Och nu kommer övningen. Den kallas för AAAC utvp och till den behöver du papper och penna och lite tid. En halvtimme kanske räcker. Kan ta längre tid om du gör den på fullt allvar och om ni är en grupp på jobbet så kan det här lätt vara en eftermiddag. Övningen görs i olika steg och det blir bäst om du gör den steg för steg. Att du lyssnar, pausar och gör steg ett innan du lyssnar på steg två. Jag har tagit den här övningen från en webbsida som heter fizzle.co och jag tror att den från början kommer från Warren Buffet, som är en av världens rikaste män. En investerare.

Det första du gör i den här övningen är att du skriver ner de 25 saker som du helst vill uppnå de närmsta två åren. Det kan vara stort och smått och det kan handla om ditt privatliv eller ditt jobb. Om du är ett företag, en egenföretagare kanske så kan du skriva ner 25 saker som du vill eller känner att du vill göra i ditt företag. För vissa kanske det är svårt att komma på 25 saker andra kanske måste börja prioritera. Pausa nu och skriv ner de här 25 sakerna.

När du är klar med det så ska du rangordna och du rangordnar på följande sätt. Du sätter först en etta vid punkten högst upp på listan. Sedan går du till nästa punkt och frågar dig själv huruvida den här punkten är viktigare eller oviktigare än nummer ett. Om den är viktigare sätter du ettan där. Sedan gör du samma sak med tredje punkten. Är den viktigare eller oviktigare än punkten som har en etta efter sig. Om den är det sätter du ettan där, annars låter du den vara kvar. Sedan går du igenom hela listan så. När du har fastställt vad som verkligen är nummer ett, när du har jämfört den med alla andra punkter, gör du samma sak med nummer två och du fortsätter så här tills du har kommit fram till vilka fem punkter som är de viktigaste för dig. Ringa in dem.

Skälet till att du jämför så här och inte bara tittar på listan och skriver siffrorna ett till fem efter de som känns bäst är ju att du verkligen ska tänka efter. Och om ni är flera så öppnar det upp för diskussion.

Pausa nu och gör det här steget.

När du nu har fem punkter som du har rankat som viktigast så har du din AAAC-lista. AAAC står för Avoid at All Cost, på svenska undvik till varje pris och tanken med den här listan, den här prioriteringen som du precis har gjort, är att du ska undvika dom 20 punkter som du inte ringade in till varje pris. Ta bort dem från ditt medvetande. Inte förrän alla fem inringade saker på listan är klara så kan du göra något på någon av de andra tjugo.

Det här är hardcoreprioritering. Du, jag och nästan alla andra kommer att vilja börja pilla på dom andra 20 punkterna. När punkt ett blir lite svår, jobbig, när vi behöver gå utanför vår komfortzon kanske för att föra projektet framåt, är det lätt att boka in ett planeringsmöte för punkt 17. Att börja skissa på en powerpointpresentation för punkt 12. Om två år kommer vi då ha 25 startade projekt. Något eller några kanske är klara men inget har tagit riktig fart och inget är så där magiskt bra som vi inbillade oss att det skulle vara när vi inledde det.

Det finns förstås inga garantier men om vi orkar hålla oss till AAAC-listan så ökar i alla fall chanserna att vi har fem klara projekt som vi känner oss stolta. Något av dem kanske till och med blir framgångsrikt.

Det var veckans podd. Jag hoppas att jag ar väckt några tankar hos dig. Du får gärna höra av dig med feedback, frågor och förslag på ämnen, jag har några av era förslag på gång den närmaste tiden. Och du får också väldigt gärna lämna en recision på iTunes. Stort tack till er som redan har gjort det.

Om du vill så kan du få det du behöver för att komma igång med mental träning av mig, och det kostar inget. Om du signar upp dig för mitt nyhetsbrev på www.monkeymindset.se så skickar jag dig de fyra ljudband, med instruktioner, som ingår i min app, som heter mental träning. Tack så mycket för att du har lyssnat. Vi hörs snart igen.