101. En enkel vana för att sluta slösa tid

Välkommen till Monkey mindset. Jag heter Patrik Edblad och jag är beteendevetare och mental tränare.

Om du brukar lyssna på vår podd så har du säkert märkt att ämnet vanor ligger mig och Daniel varmt om hjärtat.

Och idag tänkte jag berätta om en av mina absoluta favoritvanor, en återkommande rutin jag haft de senaste fyra-fem åren som hjälpt mig sluta slösa tid och bli mycket mer effektiv.

Så, vad är då den här vanan?

Personlig veckoplanering

Jo, den här enkla rutinen för att sluta slösa tid och bli mycket mer effektiv, är en personlig veckoplanering.

Och vad är då en personlig veckoplanering för någonting?

Jo, det är, precis som namnet antyder, ett återkommande tidsblock i ditt veckoschema som du använder för att se över veckan som gick och förbereda dig för veckan som kommer.

En sådan här veckoplanering kan ta allt ifrån några minuter till flera timmar att genomföra.

Hur omfattande du gör den är helt upp till dig, men du kommer troligen märka att du får tillbaka den tid du investerar många gånger om.

En veckoplanering gör dig nämligen mycket mer proaktiv och effektiv under resten av veckan.

Du vet hela tiden vilka som är dina viktigaste uppgifter och när du ska göra de sakerna.

Det blir mycket mer sällsynt att saker faller mellan stolarna och du får mycket mer gjort på kortare tid.

Och du får dessutom en liten paus varje vecka där du noga kan se över det gjort, vad som funkade och vad du behöver ändra på.

På så sätt lär du känna dig själv och kan hela tiden förfina ditt tillvägagångssätt så att det allt bättre passar din unika psykologi.

Så en personlig veckoplanering är med andra ord en fantastisk rutin både för din produktivitet och din personliga och professionella utveckling.

Hur kommer man då igång med den här vanan?

Det första du behöver göra är att skapa plats för veckoplaneringen i din kalender.

En lämplig längd till en början kan vara 30 minuter till en timme, helst på samma tid och plats varje vecka.

Jag föredrar att göra mina veckoplaneringar på söndagar men om den dagen inte passar dig kan du lägga in den till exempel på fredag eftermiddag, under lördagen eller måndag morgon.

Det viktiga är att du hittar en tid då du har en bra överblick över veckan som gått och där du kan förbereda veckan som kommer.

Det är också viktigt att du gör din veckoplanering till något du ser fram emot.

Det här ska inte vara ett tråkigt “måste” utan lugn och skön egentid som du avsätter för att utvecklas och stötta dig själv.

Så börja gärna den här rutinen med att koka lite kaffe eller te, plocka fram något nyttigt snack och sätta på din favoritmusik.

Det kommer göra det mycket mer sannolikt att den här vanan fastnar.

Sedan plockar du fram din veckoplanering och går igenom den steg för steg i en checklista tills den är klar.

Exakt vad den här checklistan innehåller är också helt upp till dig men för att ge dig lite inspiration tänkte jag gå igenom ett exempel på hur en veckoplanering i sju steg kan se ut.

Steg 1: Fira dina framgångar

I avsnitt 96 berättade jag om “framstegsprincipen” — att det absolut viktigaste för att skapa motivation är att göra framsteg i meningsfullt arbete. Så, för att skapa bestående motivation behöver du tillåta dig själv att löpande uppleva en känsla av framgång, och din veckoplanering är ett utmärkt tillfälle att göra det på. Så börja din planering med att skriva ner minst fem framgångar från veckan som gick. Det spelar ingen roll om de är stora eller små — alla dina segrar gör det sannolikare att du kommer fortsätta att vinna i framtiden.

Steg 2: Analysera det du inte fick gjort

Titta tillbaka på de viktigaste mål du satte för den gångna veckan. Undersök vad som inte blev gjort och fråga dig själv vad du kunde gjort annorlunda. Ta sedan med de här lärdomarna varje vecka så kommer du hela tiden lära dig mer om dig själv och hur du kan bli mer effektiv i framtiden.

Steg 3: Se över din vanekalender

Ett väldigt effektivt sätt att skapa och bibehålla hälsosamma vanor är att kryssa av dem i en kalender så fort du utfört dem varje dag — en så kallad vanekalender. Din veckoplanering är ett lämpligt tillfälle att kolla igenom den här kalendern, belöna dig själv för vanor som gått bra, och ändra dina strategier för vanor som inte fick så många kryss som du hade önskat. Lyssna gärna på avsnitt 88 om du vill ha tips på bra vane-strategier.

Steg 4: Bestäm dina viktigaste mål för veckan

När du reflekterat klart över förra veckan är det dags att börja blicka framåt. Sätt ett till fem specifika och mätbara mål du vill åstadkomma under den kommande veckan. Och kolla sedan gärna igenom de här målen varje morgon under veckan så att du hela tiden har fokus på det som är viktigast.

Steg 5: Schemalägg den kommande veckan

Ta fram din kalender och planera in allt du behöver göra för att uppnå de här viktigaste målen för veckan. När det är klart kan du fylla på med andra uppgifter, ärenden och åtaganden du behöver få gjorda. Om du har en att göra-lista du fyller på under veckan är det här ett jättebra tillfälle att schemalägga de sakerna så du vet att de faktiskt blir gjorda. När det här steget är klart ska du veta exakt vad du ska göra varje dag under den kommande veckan.

Steg 6: Se över deadlines och viktiga datum

Titta snabbt igenom din kalender upp till en månad in i framtiden så att du vet vad som är på gång. Se till att du är förberedd på till exempel deadlines på jobbet, att räkningarna är betalda och att du har koll på födelsedagar och andra viktiga händelser närmaste tiden.

Steg 7: Planera din fritid

Att göra framsteg mot sina mål är viktigt, men det är det så klart att umgås med sina vänner och familj också. Och för min del har jag märkt att min fritid blir mycket mer givande om jag i någon mån schemalägger den tiden också. Så i det här steget brukar jag kolla igenom hur mina kvällar ser ut och sedan höra av mig till vänner och familj för att kolla när vi kan ses under den kommande veckan. Annars är det ju lätt till att andra saker hinner kommer emellan.

Så här kan en veckoplanering i sju steg se ut. Men de här stegen är som sagt bara några exempel. Du kan också planera veckans storhandling, göra i ordning matlådor, kika igenom ditt aktieinnehav, ladda all din elektronik så att den är redo på måndag morgon, ringa dina föräldrar, skriva i din dagbok, eller något helt annat. Det här är din personliga veckoplanering så fyll din checklista med sådant som är till störst hjälp för dig.

Och sedan vill jag ge dig fyra tips för att lyckas med din veckoplanering.

För det första, schemalägg alltid mer tid än vad du tror kommer krävas. Vi har alla en tendens att underskatta hur lång tid saker kommer att ta. Beteendeekonomer kallar det här för “planning fallacy” och det är ett väldokumenterat fenomen. Så om du tror att något kommer ta en timme, planera in 90 minuter. På sätt slipper du känna att du hela tiden ligger efter och måste jobba ikapp.

För det andra, fyll inte varje minut av varje dag. Livet är fullt av oförutsägbara händelser, så ge dig själv en rimlig chans att handskas med de sakerna också.

För det tredje, schemalägg dina viktigaste saker tidigast under veckan. På så sätt säkerställer du att de flesta av dem alltid blir gjorda, även under särskilt hektiska veckor.

Och för det fjärde, förvänta dig inte att du ska hinna med allting. För även om du försöker följa alla de här tipsen kommer du säkert ha svårt att få allting gjort. Och det är helt okej. Då planerar du bara in de sakerna igen i nästa veckoplanering. Målet är inte att vara perfekt, utan bara att försöka bli lite, lite bättre vecka för vecka. Och om du bara fortsätter att använda, utveckla och anpassa din veckoplanering så kommer du att bli det.

Sammanfattning

Okej, dags för en sammanfattning! I det här avsnittet har vi pratat om hur du kan skapa en personlig veckoplanering för att sluta slösa tid och bli mer effektiv.

För att komma igång med den här vanan behöver du schemalägga en återkommande tid och se till att din veckoplanering är något du ser fram emot.

Låt den gärna involvera kaffe eller te och bra musik.

Gå sedan igenom en checklista med de olika stegen i din personliga veckoplanering.

Här gick vi igenom ett exempel med sju olika steg som din veckoplanering skulle kunna innehålla.

De var att fira dina framgångar, analysera det du inte fick gjort, se över din vanekalender, bestämma dina viktigaste mål, schemalägga veckan, kolla upp deadlines och viktiga datum, samt att planera din fritid.

Men det här som sagt bara exempel. Fyll din veckoplanering med det som är viktigast för dig.

Fyra tips för att lyckas

Och till sist gick vi igenom fyra tips för att lyckas med din veckoplanering.

Schemalägg alltid mer tid än du tror kommer krävas, undvik att fylla varje minut av varje dag, planera dina viktigaste saker tidigast under veckan och förvänta dig inte att du kommer hinna allting.

Jag hoppas du tycker den här vanan låter givande och att du är sugen på att komma igång med din egen veckoplanering.

För att göra det så enkelt som möjligt för dig att göra det har jag satt ihop en checklista med veckoplaneringen vi gått igenom i det här avsnittet, så att du kan använda den som mall till din egen.

Ladda ner en checklista med de här stegen

Det var allt för den här gången och den här månaden faktiskt.

Nu lämnar jag över ordet till Daniel som kommer stå för poddandet i februari.

Tusen tack för att du lyssnat! Vi hörs snart igen.