130. Därför är multitasking ett race mot botten

I podden om multitasking, nummer 128, pratade jag om hur multitasking påverkar oss. Att göra flera saker samtidigt leder till att varje enskild sak tar längre tid och att kvaliteten på dessa saker inte blir lika bra.

Och det kan också leda till en lägre tillfredsställelse. I studien jag tog upp då så påpekade forskarna att de delar av hjärnan som verkar påverkas av multitaskande, är samma delar, som till viss del styr saker som oro, ångest och depression.

Det är inte helt säkert att det är så, och det fastslår inte heller studien, men jag sticker ut hakan här och säger att det är troligt,

att göra flera saker samtidigt, är inte bra för vår mentala hälsa.

Och vad jag menar när jag säger det här är inte att du aldrig ska ha två flikar uppe samtidigt i din webbläsare, aldrig diska samtidigt som du lyssnar på en ljudbok, utan för mig handlar det om att lyfta blicken och försöka se på helheten.

Jag tror att många av oss idag, multitaskar i stort sett 100 procent av vår vakna tid. Det är alltid flera saker som pågår i våra sinnen. Det är väldigt sällan vi kan ägna oss åt en enda sak under någon längre tid.

I det här avsnittet kommer jag, och jag heter Daniel Sjöstedt, prata om det här i ett större perspektiv. Jag ska lämna den grå hjärnsubstansen och fundera lite på vad det gör med oss, som individer, som organisationer och kanske som samhälle.

Välkommen till Monkey mindset, förresten.

När vi som samhälle, eller jag som individ, sätter ett stort värde i att vara så upptagen som möjligt, så är jag med i ett race som jag, om jag tänker efter lite, sannolikt inte vill vinna.

Så om det är det vi bedömer varandra efter, alltså hur upptagna vi är, vare sig det gäller karriärmöjligheter, lön eller eller status, så är vi suckers.

Vi har skapat en tävling, som alla är med i, men där mållinjen inte är någonting eftersträvansvärt. Där den som kommer först, kanske vinner tävlingen men riskerar att förlora mycket annat. Vi är med i ett race mot botten.

Låt mig förklara vad jag menar med ett påhittat exempel.

Tvingas ta genvägar för att vinna

Låt oss låtsas att du har ett företag som bygger hyllor och nu har du fått chansen att leverera till ett av världens största möbelföretag.

När du får kontraktet är du förstås i extas. Tio miljoner hyllor per år i garanterad försäljning. I din budget så kommer du att gå i vinst en krona per hylla så din vinst är 10 miljoner per år.

Nästa år, när kontraktet ska omförhandlas berättar möbelföretaget att de har kontakt med en annan leverantör som kan göra de här hyllorna exakt lika bra men lite billigare. Dom frågar om du kan matcha det priset, annars så byter de leverantör. Du räknar på det och tackar ja.

Din vinst har halverats men du tänker att om du flyttar produktionen till ett billigare land så kan du upprätthålla vinsten. Så det gör du.

Nästa år samma sak. Någon kan bygga ännu billigare hyllor och för att ha kvar din kund behöver du matcha. Du hittar en leverantör som har lite billigare råvara än din förra och kör.

Och så där fortsätter det. I förlängningen kommer du att behöva hitta den billigaste råvaran, den billigaste arbetskraften, den billigaste elen för att driva dina fabriker och de största skalfördelarna.

Och ha de lägsta vinstmarginalerna.

Du är med i ett race mot botten och när du har kommit så lågt du bara kan så finns det alltid någon skrupelfri konkurrent som kan gå ännu lägre. Som inte betalar för råvaran på samma sätt som du gör, utan mutar någon diktator för att få skövla fritt, utan hänsyn till miljö eller lagar.

Som inte betalar sina anställda enligt överenskomna villkor utan använder barn, eller stänger arbetarna i fabrikerna tills de har jobbat sina 16-timmarsdagar för tre kronor i timman.

Det går förstås att argumentera för att det finns de som tjänar på det här. Konsumenten får billigare hyllor, möbelföretaget kan tjäna mer pengar. De länder dit jobben flyttar, det går åtminstone att argumentera för att dom länderna tjänar på det här systemet.

Och vi lär oss mer om hur man effektiviserar tillverkning av hyllor.

Men du tjänar inte på att vara med i det här racet. Allt värde som du genererar, tas förr eller senare av någon annan.

Du vill i det här exemplet vara möbelföretaget, inte underleverantören.

Värdet mäts i hur upptagna vi är

I den här världen, tillverkningsindustrin, går det dock att mäta antal hyllor som tillverkas per timme, vad de kostar och vilken kvalitet de håller.

Det går att räkna ut att om den här trucken kör en sträcka som är tre meter kortare inför varje lastning och att det sker 300 lastningar om dagen så kommer vi kunna tjäna 15 öre per enhet. Och på ett år kan det bli mycket pengar.

I kunskapsindustrin, som de flesta av oss verkar inom idag, är det inte lika lätt att mäta värdet som skapas.

Så ett av sätten vi mäter på är hur upptagna vi är. Hur många möten vi sitter i på en vecka. Kanske hur svåra vi är att boka in på en lunch.

Jag tror väldigt få gör det här medvetet. Det är nog ingen som argumenterar för varför jag ska få en högre befattning eller mer i lön, genom att peka på hur många möten man sitter i eller hur långt in i framtiden man är uppbokad.

Men det är enklare, det känns säkrare, att boka in ett möte på en timme, än vad det är att boka in en timme då jag ska sitta själv på mitt kontor i lugn och ro och bara tänka. Trots att en sådan timma per vecka, skulle ge mer värde för företaget på sikt än ytterligare ett möte.

Och som du nog vet vid det här laget, jag drar på lite för att min poäng ska bli tydlig.

Tid är en ändlig resurs. Det finns bara 24 timmar per dygn så om du mäts i upptagenhet.

Vad jag menar nu är förstås inte att du behöver mätas så här rent formellt. Det behöver inte stå i ditt anställningsavtal att du ska vara upptagen i x antal timmar varje vecka men om vi som samhälle eller inom en viss bransch räknar så, informellt, vi mäter någons värde, utan att vi kanske ens tänker på det, i termer av hur upptagna de är, så finns det en gräns där. Du kan bara vara upptagen i 24 timmar.

Sedan, om du fortfarande vill vara med i tävlingen, gäller det att göra varje enskild timma så upptagen som möjligt. Aldrig gå någonstans utan att prata i telefon, aldrig äta lunch utan att jobba. Småspringa från en plats till en annan. Maila och sms:a samtidigt som du är på möte. Och så vidare.

Du blir mer och mer upptagen, du gör fler och fler olika saker, du håller fler och fler bollar i luften.

Men eftersom din tid är en begränsad resurs så går det inte att komma ifrån att:

Varje timma du lägger på en sak behöver tas från någonting annat.
Varje minut du lägger på att försöka få ditt schema att gå ihop, är en minut du inte kan lägga på att fundera på hur du ska skapa värde för din kund.
Varje sekund din uppmärksamhet är på någonting jobbrelaterat, kan den inte vara på någonting familjerelaterat.

Och till skillnad från tillverkningsindustrin är det inte alls säkert att det skapas något värde av det här racet till botten.

Multitasking är det normala

När man räknar på det, som jag berättade om i förra podden om multitaskande, så är det väldigt tveksamt. Vi får inte mer gjort, det blir inte bättre gjort, våra liv blir inte bättre av att göra det.

Det enda skälet att det fortfarande går att göra så här, är att alla andra gör det. Alla andra är med i samma tävling och ingen reflekterar ens över att det kanske är fel tävling.

Jag sa alla, men jag menar inte exakt alla. Några är istället med i en annan tävling. Tävlingen mot toppen. Där utvärderas man efter andra kriterier.

Om valet står mellan att göra någonting bättre eller att göra någonting billigare eller snabbare, är svaret då oftast att göra det bättre. Bättre går först.

Då gäller det förstås att ta reda på vad "bättre" egentligen betyder. Vad är det vi strävar efter? I vårt företag. Eller i vår familj. Exakt.

När vi vet det, vad behöver vi göra för att kunna åstadkomma detta? Exakt. Och så lägga den tid vi har till vårt förfogande på att göra dom sakerna. Så gott vi kan. Med fullt fokus. Utan distraktioner.

Om man kan klara av det, eller åtminstone sträva åt det hållet, så kommer massor värde att skapas. Och du är nu med i en tävling där du faktiskt vill vinna.

Och man kan titta på det här på många olika sätt. Rent matematiskt tycker jag också att logiken finns där.

Om vi räknar timmar till exempel så når vi ju väldigt snabbt vårt tak.

Om jag ger upp allt annat i livet och jobbar 16 timmar i stället för 8 så gör jag bara dubbelt så mycket, i bästa fall. Mer realistiskt är ju att mycket mindre blir gjort den 16 timmen än vad som blev gjort den första timmen. Och på en arbetsvecka eller arbetsmånad kan man troligen också mäta detta.

Fokusera på en sak i taget

Det finns alltså en gräns där man till slut förlorar i produktivitet på att försöka få in timmar. 16 timmar per dag istället för 8 kanske ger, nu gissar jag bara 1.5 gånger så mycket produktivitet.

Och risken att produktiviteten ska gå ner till noll ökar ju eftersom risken för att man bränner ut sig ökar.

Om jag däremot ser till att fokusera på en sak i taget under längre perioder, kanske jag kan få ut fem gånger så mycket från varje timma mot vad jag skulle få med ett distraherat och splittrat sinne.

Och om jag ser till att jag ägnar varje timma åt det som är absolut viktigast för att uppnå det vi vill uppnå, om jag alltså är stenhård i mina prioriteringar, i stället för att ägna mig åt det som råkar ligga på mitt skrivbord just nu,

Så kanske skillnaden på ett års sikt är hundra gånger.

Om man ser det så här, att en fokuserad timma ger fem gånger mer värde än en ofokuserad och att rätt prioritet i varje läge kan ge mycket mer än så, så tycker jag att det är tydligt att det är värt att lägga tid och resurser på att dels ta reda på vad vi behöver göra och dels se till att det är det som prioriteras.

Och att de här sakerna ska gå före allt annat.

Inom idrotten

Och, som jag nog har pratat om förut, inom de branscher där det här går att mäta, och där man är i en tävling mot toppen, idrotten är ju ett sådant område, där läggs väldigt mycket tid till de här sakerna.

Man lägger tid till att planera och man följer planeringen till det man bestämt ska göras har blivit gjort.
Man lägger tid till att följa upp - på riktigt alltså, följa upp och använda den feedback man får till att bli bättre, man prioriterar hårt och man prioriterar bort nästan allt annat än det som är viktigast.
Man strävar efter att när man presterar så gör man det med högsta möjliga fokus.
Och man tar jätteallvarligt på det här med återhämtning, man försöker hitta den perfekta balansen mellan prestation och återhämtning.

På våra arbetsplatser

På många sätt är det här nästan tvärtom mot hur det ser ut på vissa arbetsplatser. Där gör vi det som är bråttom och det som är viktigt får lida.

Vi bestämmer en massa saker som bör göras men som aldrig blir gjort.
Vi påbörjar saker som inte slutförs.
Vi jobbar med många saker samtidigt.
Vi planerar, dokumenterar och rapporterar men planeringen faller ofta och det vi rapporterar och dokumenterar kommer inte till någon nytta,

Ibland rapporterar vi till och med, om man tänker på tidsrapportering till exempel, efter kartan och inte efter verkligheten.

Vi har visst antal timmar per kostnadsställe och ser till att de timmarna fylls, även om vi ibland behöver vara kreativa med var varje timmas ska sättas. Så det vi rapporterar speglar inte ens verkligheten vilket ju när man tänker på det är helt absurt och går tvärtemot vad syftet med tidsrapportering är från början.

Vad kan du göra?

Att förändra det här kräver förstås en hel del och det är inte lätt. Men jag tror att det finns mycket att vinna på det. För alla egentligen. Och det krävs kanske en hel del mod.

Att börja våga säga nej till sådant som är viktigt men inte lika viktigt som det vi har bestämt ska prioriteras.
Som att verkligen ägna den tid som krävs, varje vecka, till att planera, prioritera och följa upp. Och inte låta tiden du har bokat med dig själv till att göra detta, vara den tiden du alltid tar av när någon kommer med något brådskande.
Eller att inte vänta på att någon annan ska göra det, att någon annan ska ge dig tillåtelse. Utan så gott det går, ta ansvar för din egen situation.

Ta hand om dig och tusen tack för att du har lyssnat.