Tillbaka

74. Därför blir det inte gjort

deadlines förändring parkinsons lag planering prokrastinera Aug 23, 2017

 

Välkommen till Monkey mindset. Jag heter Daniel Sjöstedt.

I det här avsnittet och i nästa ska jag prata lite om vad det är som gör att du inte får det gjort eller att det du påbörjar inte blir klart. Jag ska ta upp två av de faktorer som kan spela in. Bägge dessa är egentligen självklara. De borde i alla fall vara det, det tror jag de flesta håller med om.

Men ändå så faller vi alla, jag också hela tiden, i dessa fällor och det spelar egentligen ingen roll om det är du eller jag som ska lämna in sista pm:et på den där kursen som vi påbörjade för två år sedan men inte slutförde, eller om det är ett miljardprojekt, där ett sjukhus eller en tunnel, eller ett nytt dataprogram ska byggas eller utvecklas.

Felet vi gör när vi planerar

Idag kommer jag att prata om någonting som heter Parkinsons lag och nästa gång kommer jag att prata om det som på engelska benämns "planning fallacy", ungefär felaktig planering, eller tendens att tänka fel när man planerar, på svenska.

Jag tror att du förstår precis vad jag menar med "inte få det gjort" för vi har nog alla en lista med saker, om man är en organiserad person som gillar att ha koll, så är kanske listan till och med nedskriven på ett papper eller i ett dokument på datorn, eller så finns den bara i våra huvuden men jag vet att jag inte är ensam om att ha saker som jag går och tänker på.

Saker jag vill göra, kanske projekt jag vill utföra, men som det aldrig blir någonting av med. Som man skjuter upp och skjuter upp eller som man påbörjar gång på gång på gång men aldrig slutför.

Och jag menar här både sådant som finns utanför oss, alltså sådant som du kanske vill uppleva eller ha, och sådant som finns inom oss, saker med dig själv du vill komma till bukt med. Sluta med någonting kanske. Eller börja med någonting. Få kontroll över den här speciella delen av ditt liv som du vet, att om du fixade det, så skulle det öka din livskvalitet.

Och vad jag pratar om nu kan vara såväl stort som smått. Det kan vara relativt banalt och kanske lite tramsigt och det kan vara sådant som på riktigt är viktigt för dig, där du känner smärta, känslomässig smärta över att det här inte blir genomfört. Kanske någonting som du har gått och tänkt på hela ditt liv, eller som du vissa nätter ligger sömnlös över. Att det där borde jag göra eller det där borde jag ta tag i eller det där behöver jag se till så att jag kan hantera bättre.

Så kanske har du nu någonting som du tänker på, som stämmer in på den här beskrivningen för dig.

Vår tendens att fylla ut tiden

Och då kommer vi till de här två begreppen, det jag kommer att prata om idag Parkinsons lag.

Parkinsons lag myntades på 50-talet av en kille som hette Parkinson och den säger att arbete expanderar tills det fyller ut tid den i förhand ges. Svenska Wikipedia beskriver Parkinsons lag så här: "En arbetsuppgift kommer att ta exakt den tid som är avsatt för ändamålet."

Jag skulle vilja säga att en arbetsuppgift kommer att ta "minst" den tid som är avsatt för ändamålet. Det blir en liten egen tolkning av Parkinsons lag.

Säkert känner du igen det, det klassiska är ju att man avsätter en timma för mötet så tar mötet en timma. Om du får två veckor på dig att göra en uppgift så kommer du vara ute i sista sekunden när de två veckorna är på väg att ta slut. Även om det kändes som att du hade gott om tid när du fick uppgiften. Och även, sannolikt, om du inte har haft någonting annat brådskande för dig under de här två veckorna.

Och om man sätter ihop en arbetsgrupp som i tio dagar ska jobba heltid med någonting och sedan leverera en utvärdering så kommer den utvärderingen komma efter tio dagar. I alla fall inte tidigare.

Så när vi har en tidsgräns för någonting så tenderar vi att använda den tiden. Antingen för att göra ingenting i åtta dagar och sedan köra dygnet runt i 48 timmar, eller genom att göra den ursprungliga arbetsuppgiften mer och mer komplicerad tills den fyller ut den tid vi har avsatt, eller fått oss tilldelade.

Och den här tendensen, som alltså inte bara gäller mig när jag pluggar till ett prov utan även arbetsgrupper med proffs, blir förstås extra skadlig när mitt eget projekt, det jag vill göra eller det jag drömmer om, inte har någon riktig deadline.

Jag kanske tänker att jag ska göra det och det innan trettio eller att det skulle vara härligt att kunna avsluta den här saken innan årsskiftet eller till måndag, men om min deadline bara är någonting jag själv har satt upp, som jag rapporterar om till mig själv, är risken stor, åtminstone för många av oss, att den inte kommer att respekteras och att arbetet antingen kommer att svälla till oigenkännlighet, alltså att jag lägger på sak på sak på sak på det här projektet eftersom dess slutdatum är luddigt, eller att jag blir fast 80 procent in, kanske är det en viss sak som kräver lite extra, och aldrig kommer vidare. För jag hela tiden tänker att det där kan jag göra i morgon

Så Parkinsons lag kan göra att ett projekt sväller och blir mer komplicerat, om det är ett möte som jag tog upp förut så kan det betyda att man pratar om en massa som inte har med ämnet att göra, eller att man inte bryr sig om att vara tydlig och kortfattad och att det därför blir svårt att i efterhand vara helt säker på vad man kommit fram till. Det kan också skapa prokrastinering, alltså att vi skjuter på någonting till absolut sista stund. Och det kan, om vår deadline är för luddig, leda till att projektet inte blir slutfört. Att jag har en liten del av en enda kurs kvar att göra på mina universitetsstudier innan jag får min formella examen. Det kanske bara tar en dedikerad helg men det blir aldrig av.

Hur du vänder Parkinsons lag till din fördel

Som du kanske har anat så kan då även Parkinsons lag användas till ens fördel. Om saker tenderar att ta den tid som de får sig tilldelade, så är det ju också möjligt att tilldela ett projekt väldigt lite tid. Så du tvingas att ta fram den här skärpan och den här förmågan att sortera ut viktigt från oviktigt redan dag ett.

Så att du och jag, som alltid förklarat vår tendens att skjuta upp allting till sista stund med att vi jobbar bäst under press, kanske kan börja få massor av saker gjorda, vi kanske kan börja slutföra allt vi påbörjar.

Och vi kanske kan bli av lite med den här perfektionismen som hindrar oss från att lämna ifrån oss en text till exempel som vi inte filat på, ändrat i och läst om 50 gånger.

Så var uppmärksam på Parkinsons lag. Om någonting kan avhandlas på en kvart behöver vi inte boka in ett möte på en timma, vi kanske till och med kan testa att bara boka in tio minuter.

Och var också uppmärksam på det här med deadlines. Om du vill att någonting ska bli klart så sätt en deadline för det och sätt din deadline på ett sådant sätt att den är en riktig deadline.

En deadline som du har satt för dig själv eller där konsekvenserna av att inte hålla den är särskilt kännbara kan vara ineffektivt. I alla fall för vissa.

Medan en deadline som är hård. Där det är nu eller aldrig. Kan vara jätteffektiv. Om du jobbar på dagstidning så vet du att tidningen ska till tryck ett visst klockslag varje kväll. Där går det inte att komma och be om mer tid utan där måste texten in i tid, oavsett hur jag tycker att den är. Och eftersom deadlinen är så hård, det finns inget val egentligen, eller en sen inlämning accepteras i alla fall inte, så blir det gjort.

Så om du känner igen dig här, att du ofta inte håller det du lovar dig själv, även om du vill göra det du säger att du ska göra, och du vet att du kan göra det, så se om du med hjälp av kreativitet kan skapa en sådan deadline. Ett sätt är ju att göra ditt projekt offentligt. Berätta om det för dina vänner. Eller för någon som du verkligen vill visa dig från din bästa sida för.

Ett annat sätt kan vara att sätta upp en belöning. En belöning som är tillräckligt lockande. Eller en bestraffning av något slag.

Ge dina bilnycklar till en kompis föräldrar och säg att du inte ska få tillbaka bilnycklarna förrän en viss sak har blivit gjord och om det fortfarande inte är gjort om tre månader får de sälja bilen och skänka pengarna till rädda barnen. Och skriv ner det på ett papper som du signerar.

Att sätta hårda deadlines är inte svårt om man tänker lite. Det ökar insatserna men om det är det som krävs för att det ska bli gjort så kanske det är det du behöver göra.

Så det blev lite om Parkinsons lag och även lite om deadlines. Jag hoppas att det här avsnittet har gett dig någonting att fundera över i veckan.

Om du gillar det du hör så får du gärna lämna en recension på iTunes och om du inte redan har gjort det så får du gärna också trycka på prenumerera-knappen i den app som du använder för att lyssna på poddar.

Hur lustigt det än må låta så hjälps podden av att ni recenserar podden och att ni prenumererar på podden.

Kolla gärna in mina coachprogram och mitt träningsprogram. Info om bägge dessa finns på min hemsida monkeymindset.se och om du är nyfiken på mental träning och vill pröva på det så får du det du behöver för att komma igång av mig, och det kostar ingenting. På hemsidan kan du ange din mailadress och då skickar jag dig fyra ljudfiler, med instruktioner, som du kan börja träna med. Det behövs inga förkunskaper, det är enkelt att göra och efter bara några gånger så märker väldigt många att deras allmänna välbefinnande ökar. Man blir lugnare, lite gladare och i och med det så blir man tåligare för stress och man kanske sover bättre. bland annat.

Det var allt för den här gången. Tack så mycket för att du har lyssnat och så hörs vi snart igen.