77. Om stress, arbetsminne och lösa trådar

Välkommen till Monkey mindset. Jag heter Daniel Sjöstedt och jag är mental tränare.

Idag ska jag prata om ett fenomen som jag tror att alla kommer att känna igen sig i, i större eller mindre utsträckning, men som nog få av er har satt ord på. Jag ska prata om stress, jag ska prata om hur viktigt det kan vara att göra sig av med lösa trådar och jag ska prata och om vårt arbetsminne.

Och jag kommer att utgå från någonting som kallas för Ziegarnik-effekten.

Minns bättre oavslutade saker

Ziegarnik-effekten betyder i sin kärna att vi människor i större utsträckning kommer ihåg oavslutade saker än vad vi kommer ihåg sådant som vi avslutat.

Själva effekten i sig, hur stark den är, verkar det råda lite delade meningar om men vad den säger och hur den kan användas är ändå intressant. Och jag tror att det kan få stor inverkan på ditt liv, din förmåga att släppa jobbet och även din upplevda stress om du funderar lite på hur Ziegarnik-effekten påverkar dig.

Historien säger att en psykolog som hette Bluma Ziegarnik la märke till en intressant detalj hos servitörer och servitriser. Och det här var på 20-talet. Ziegarnik, hon noterade att serveringspersonalen på en restaurang var vassa på att komma ihåg kundernas ordrar så att de både kunde vidarebefordra matbeställningarna till kocken och sedan servera rätt sak till rätt person när maten var tillagad. Inte ens komplicerade beställningar var något problem för de som var skickligast.

Så om man frågade någon servitör eller servitris vad ett visst bord hade beställt så kunde de oftast svara på det, person för person. Men det förutsatte en sak, nämligen att tidpunkten för frågan, alltså när frågan ställdes, var emellan beställningen och serveringen. För så fort maten var serverad, när servitörens uppgift vid det här bordet var avslutad, så kom de inte ihåg det längre.

Sedan har det gjorts andra experiment för att undersöka exakt hur ziegarnik-effekten fungerar och då har man upptäckt att den verkar gå att manipulera på olika sätt men jag lämnar det helt och hållet och fokuserar i den här podden är hur vi kan använda de här slutsatserna praktiskt i våra liv.

Så låt mig börja med minnet.

Om vi ska förenkla, och du bör vara medveten om att jag verkligen förenklar nu, så består vårt minne av olika delar. En del är vårt långtidsminne, där all möjlig information finns lagrad. Minnen från din barndom, kanske. Hur du låg i hammocken i mormor och morfars sommarstuga och läste Bobo. Eller var du var och vilka som befann sig i rummet när du såg Kenneth Andersson nicka in ett mål sommaren 1994. Så det handlar då om saker som på något sätt betytt något för dig.

Men om du läste tyska på högstadiet kanske du också kan plocka fram ramsan "durch, für, gegen, ohne, um", trots att det inte betydde någonting då och trots att du kanske inte sagt ett ord på tyska sedan du gick ut nian. Så i långtidsminnet finns minnen och information lagrat. Och i rätt situation kan du plocka fram dem.

I korttidsminnet finns sådant som hände nyligen. Det som hände igår minns du oftast ganska bra. Det som hände i förrgår lite sämre och så bleknar minnena ju längre bort från idag du kommer. Om du får papper och penna och tänker jättehårt så kanske du kan återskapa vad du åt till lunch två veckor tillbaka i tiden men för varje dag du går bakåt, om du inte har något visst att hänga upp det på förstås, blir det svårare.

Arbetsminnet är begränsat

Ziegarnik-effekten handlar varken om ditt långtidsminne eller ditt korttidsminne, utan om vad man kan kalla för ditt arbetsminne.

I arbetsminnet finns det du jobbar med just nu lagrat, det som du går och tänker på och sådant som du inte har kunnat släppa. Grubblerier och annat.

Arbetsminnet är begränsat och det är arbetsminnet som gör att du blir trött i huvudet, känner stress och kanske ibland inte kan tänka klart. Om arbetsminnet är fullt, eller i oordning, kan det kännas som kaos, du kan inte sortera viktigt från oviktigt och du vet inte i vilken ordning du ska göra vad.

Långtidsminnet har inte några sådana begränsningar. Det är inte så att du, för att kunna komma ihåg och lagra vilken mat som serverades på din bäste väns bröllop i helgen behöver göra plats för det minnet och glömma bort, radera, hela texten till låten Summertime med Will Smith och DJ Jazzy Jeff.

Ungefär det samma gäller för korttidsminnet. Signifikansen på det som hände och tidsaspekten kommer att styra hur mycket du kommer ihåg men minnet blir inte fullt och det kostar inte mer mental energi om du får fler minnen.

Fler saker i arbetsminnet kostar däremot mer mental energi. För att lägga till en sak där kan någonting annat behöva försvinna. Med lite i arbetsminnet är din kapacitet hög, med mycket där blir din kapacitet troligen lägre.

Och i arbetsminnet lagras alltså framför allt sådant som du ser som oavslutat, eller som ditt sinne ser som oavslutat. När det blir avslutat flyttar det ut från arbetsminnet. Antingen till långtidsminnet eller så raderas det. Exemplet med servitriserna illustrerar ju det här på ett bra sätt och kanske har du någon gång varit väldigt sent ute inför ett prov och tvingats plugga jättemycket dagen före eller under natten.

Sedan när provet är gjort, åtminstone några timmar efteråt när du har släppt det, så kommer du knappt ihåg någonting av det du hade panikpluggat in kvällen före.

Du fyllde ditt arbetsminne med data och när uppgiften var avslutad tömdes arbetsminnet.

Och det här är ju en utmaning för både lärare och studenter. Hur ska vi undvika att i skolan bara fylla upp och sedan radera vårt arbetsminne? Vi kommer ju då troligen att kunna svaren på frågorna när de kommer på provet men vi lär oss inte. Men det är ett ämne för en annan podd.

Vad jag tror skulle skapa mest upplevd nytta för många av oss det är om vi börjar tänka så här och aktivt letar efter sätt att tömma vårt arbetsminne. Att hålla det så tomt som möjligt så att det kan arbeta på full kapacitet när det väl används. Och då handlar det till stor del om att avsluta sådant som är oavslutat.

Göra sig av med lösa trådar

Om du läst "Getting things done" som nog är den mest inflytelserika boken inom ämnet personlig produktivitet, så vet du att den pratar om att "closing loops" på engelska. I den svenska översättningen, som jag tyvärr inte har läst, så tror jag att man benämner det som att göra sig av med lösa trådar. Och det är ett exempel på det här.

Om någon säger till dig "Kan du ringa tryckeriet och fråga om leveransen?" och du svarar att "jag ska in i ett möte nu men jag gör det klockan tre" så är det en lös tråd. Om du kollar in i kylen på morgonen och tänker "vad ska vi äta ikväll? Jag måste handla efter jobbet" så är det en lös tråd.

Om du varje gång du ser dig själv i spegeln tänker "jag borde verkligen gå ner i vikt" så är det en lös tråd.

Och om du har en massa saker på ditt jobb som du inte känner att du har kontroll på så kan det vara lösa trådar och den stress du känner eller all tankekraft som går åt till de här sakerna tär på ditt arbetsminne.

Så i arbetsminnet samlas både sådant som du ska hålla i huvudet och sådant som ligger och gnager. Och om det är för fullt så är risken mycket större att du glömmer att ringa det där samtalet till tryckeriet.

Så hur stänger du då de här looparna. Eller hur gör du dig av med dina lösa trådar? Eller hur tömmer du arbetsminnet? De här tre uttrycken betyder egentligen precis samma sak.

Stäng loopen

I många fall så räcker det med att byta plats på det. Från ditt huvud ner på pränt. När någon säger till dig att du ska ringa ett samtal så skriver du ner det i din kalender och så har du ett system för att bli påmind, antingen att du kollar din kalender med vissa intervaller eller att den piper när någonting ska göras. Då kan du släppa det helt. Då försvinner den punkten från ditt arbetsminne. Tråden är inte längre lös.

Om det gäller något större, som att du har ångest över din hälsa och det här gör dig stressad så kommer en stor del av den ångesten som nu tar upp plats i ditt arbetsminne att försvinna när du gör en trovärdig plan för hur du ska tackla problemet. Och ju mer detaljerad desto bättre enligt min erfarenhet, ända ner till att göra shoppinglistor flera veckor i förväg om så krävs.

Så för att stänga loppen eller för att flytta det bort från ditt arbetsminne, så krävs det alltså inte att hela problemet är löst. Det är inte det som jag syftade på när jag sa att vi har en tendens att komma ihåg oavslutade saker och glömma bort avslutade.

Utan i många fall så handlar det om att avsluta i den mening att du har en tydlig handlingsplan och att den planen finns nedskriven så att du inte behöver hålla den i huvudet.

Fokusera på en sak i taget

Jag ska ge ett sista exempel för att försöka visa hur effektivt det här kan vara. Låt säga att du har ett viktigt projekt som ska vara klart om tre veckor. Förutom projektet så har du en hel del annat att göra. Allt annat som behöver göras på jobbet finns ju fortfarande kvar. Projektet tar upp väldigt mycket av dina tankar och din mentala energi. Du känner dig splittrad och stressad över att dina ordinarie arbetsuppgifter blir lidande och att projektet inte går så bra som du vill.

Det här kan bero på att ditt arbetsminne är fullt. Du har nu massor av lösa trådar. Din produktivitet blir lidande och din stress skjuter i höjden. Du känner att du inte har kontroll.

Låt oss låtsas att du nu klart och tydligt bestämmer att du ska ignorera projektet i en vecka och under den veckan fokusera helt på att jobba så hårt du kan med dina ordinarie uppgifter. Och så kommer du under de nästkommande två veckorna ignorera dina ordinarie uppgifter och fokusera helt på projektet.

Jag kan nästan slå vad om att din stress kommer att sjunka och att din produktivitet kommer att öka om du gör så här. Du gör inte ens en plan för projektet, du sätter bara ett framtida datum för när planen ska göras.

Självklart kommer det att bli tufft att hinna med projektet och det är möjligt att många kommer att ligga på dig och undra varför dina ordinarie uppgifter inte blir gjorda såsom de brukar.

Men det hade hänt om du hade gjort på det andra sättet också. Nu tar du kontrollen. Du är proaktiv och du försöker så gott det går att fylla ditt arbetsminne med projektet när du ska jobba med projektet och med det andra när du ska jobba med det andra.

Så kanske kan du börja fundera på vad som finns i ditt arbetsminne just nu. Saker som på ett eller annat sätt inte är avslutade. Och också fundera på hur du kan avsluta dem. Eller om du åtminstone kan avsluta dem tillfälligt, genom att bestämma ett datum när du ska ta tag i dem, och på så sätt rensa dem ur ditt arbetsminne.

Fundera gärna också på hur medier påverkar ditt arbetsminne. Såväl vanliga som sociala. Jag har inte svaret på den frågan men min intuitiva känsla är att, i alla fall för mig personligen, så tar de upp ganska mycket plats. Och platsen frigörs inte bara för att jag loggar ut.