Så blir du 20 procent bättre på bara 20 dagar – bevisat med matematik

I den här texten vill jag visa dig två saker som du kan införa i ditt liv och som kommer att hjälpa dig att få mer gjort med bättre kvalitet.

Och jag ska bevisa det med matematik.

De två sakerna är:

 ● Planering

 ● Utvärdering

Tråkigt och uppenbart, jag vet. Kanske hade du hoppats på något lite sexigare.

Att planering och utvärdering är viktigt är ju något som de flesta redan, vet men att vi vet det betyder tyvärr inte att vi gör det. I alla fall inte regelbundet och systematiskt.

Innan jag visar matten, låt mig först definiera begreppen:

– När jag skriver "Planering" menar jag att vi tänker till om vad som är viktigast att få gjort och schemalägger när och hur vi ska göra det.

– Med "Utvärdering" menar jag att vi analyserar hur det vi gjorde gick, och att vi funderar på hur vi kan göra det bättre nästa gång. 

De som jobbar inom områden som är enkla att mäta lägger mycket tid på både planering och utvärdering. Det beror på att det är så enkelt för dem att se hur kraftfullt det är att jobba så. Siffrorna talar för sig själva.

Exempel på detta kan till exempel vara produktion i en fabrik eller idrott:

● Om en vara kan produceras några procent snabbare, några procent billigare eller med några procent högre kvalitet gör det mycket för sista raden.

● För en elitidrottare eller ett elitlag är det de sista tiondelarna av en procent som bestämmer om du blir en stjärna eller en i mängden.

På ett kontorsjobb är det inte lika lätt. Arbetet är mer diffust på det sättet att det inte går att säga att förra veckan producerade jag tre rapporter och den här veckan producerade jag fyra. Alltså är jag 33 procent mer produktiv? Nä, det funkar inte så. Och hur mäter jag kvalitet? 

Det är därför, tror jag, att vi inom vissa yrken inte tar planering och utvärdering på lika stort allvar som man gör i andra branscher. 

Skillnaden dag för dag är svår att definiera och ännu svårare att se.

Då känns tiden som krävs som onödig lyx:

"Just idag har vi inte tid att planera och vi har definitivt inte tid att utvärdera. Vi behöver jobba!"

Det är där matematiken kommer in.

För även om det inte går att se det med blotta ögat så går det ju att räkna på det. Vi kan med hjälp av matte se vad små, regelbundna förbättringar kan uträtta på lite sikt.

Kraften i planering och utvärdering

Här är förutsättningarna jag har valt för att visa nyttan med planering och utvärdering. Jag tycker själv att jag har varit konservativ i mina antaganden:

Jag antar att du lägger 40 minuter på morgonen till planering och 40 minuter i slutet av dagen till utvärdering.

Detta innebär att du sammanlagt lägger 16,7 procent av din arbetsdag på planering och utvärdering om du jobbar 8 timmar. Extremt högt räknat, tycker jag.

Jag antar också att planeringen hjälper dig att bli 1 procent mer produktiv varje dag och att det du gör, tack vare utvärderingen, kommer att hålla 1 procent högre kvalitet varje dag.

På lång sikt är det omöjligt att förbättra sig 1 procent varje dag, men till att börja med är det sannolikt att förändringen kommer att bli mycket större än så.

Med dessa förutsättningar – du investerar 80 minuter per dag för att bli en procent bättre och en procent mer produktiv – kommer det att ta ungefär 20 dagar innan du är tillbaka på samma nivå vad gäller produktivitet.

Efter bara 20 dagar får du alltså lika mycket gjort på 6 timmar och 40 minuter som du förut fick gjort på 8 timmar. Planeringen och utvärderingen kostar inte längre någon tid och alla förbättringar efter dag 20 är ren bonus.

Dessutom håller jobbet du gör cirka 20 procent högre kvalitet dag 20 än vad det gjorde dag 1.

Så trots att jag har räknat högt i tiden som vi investerar i planering och utvärdering och trots att jag räknat lågt med vad vi tjänar i produktivitet och kvalitet (i alla fall till att börja med) så tar det bara 20 dagar innan vi är på ett klart plus jämfört med hur det var innan.

Planering och utvärdering kanske känns som en kostnad som du inte har tid att ta just idag, men om du ser det på lite längre sikt blir det tydligt att det är en investering som snabbt betalar sig.