Podcast #141 – Tre nycklar för att skapa ett personligt och hållbart system för framgång

I boken "The E-Myth Enterprise" finns ett huvudbudskap som kan förändra livet: allt kommer att bli bättre, du kommer att bli mer fri, mer kreativ, du får luft i ditt liv om du arbetar mer med verksamheten än i verksamheten. "Work on the business instead of in the business", som de skriver.

För en småföretagare betyder det att du tittar på vilka delar som finns i en verksamhet – produktion, inköp, bokföring, marknadsföring, försäljning – och skapar system för att dessa ska kunna fungera så effektivt och smidigt som möjligt.

För en ledare kan det handla om planering, uppföljning, feedback, strategiarbete och coachning av medarbetare.

Men många av oss spenderar hela dagarna med att producera. Det andra blir inte gjort, eller görs på kvällar och helger. En bakare kan ägna tio timmar dagligen åt att baka cupcakes, men sedan måste hen städa, diska, bokföra och beställa varor på kvällar och nätter. En ledare kan vara upptagen med att släcka bränder och hålla verksamheten igång, utan tid att göra jobbet på det sätt hen egentligen tror är bäst.

Jag tror att när något inte fungerar är det ofta inte ett resursproblem utan ett designproblem. Vi behöver inte nödvändigtvis mer resurser – vi behöver designa våra system bättre.

Med system menar jag sättet vi utför saker på. Om något återkommer varje vecka bör jag lägga lite tid på att ta reda på hur det görs på bästa sätt, designa ett enkelt system för det, och sedan arbeta efter systemet. Om det händer varje dag borde det vara ännu mer angeläget.

Systemet behöver inte vara komplicerat. Det kan vara så enkelt som att jag bestämmer: när jag kommer till jobbet ägnar jag tio minuter till att gå igenom hur jag ska prioritera dagen innan jag gör något annat. I stället för att bara komma dit och börja med det som ligger överst i högen kan detta innebära att jag lägger mer tid på det viktiga istället för bara det brådskande.

Eller: på måndagar ber jag mina medarbetare definiera vad som är viktigast för dem att få gjort den här veckan. På fredagar följer jag upp frågan. Det är ett enkelt system som ökar chanserna att fokus läggs på rätt saker och att jag som chef känner att jag faktiskt leder.

Jag spenderade ungefär åtta år med att spela poker professionellt. Under den tiden märkte jag väldigt tydligt hur samma problem kom tillbaka gång på gång: svårt att hålla koncentrationen, svårt att ta stora förluster och fortsätta spela bra, sömnproblem, och i perioder var det svårt att vara en lycklig människa trots att jag hade allt jag kunde önska och mer.

I början visste jag inte hur jag skulle tackla det. Jag hoppades bara på en bra dag. Men ganska snart insåg jag att jag själv, åtminstone till viss del, kunde styra det.

Om jag spelade korta pass i stället för långa var det enklare att hålla koncentrationen. Fler raster med en viss typ av återhämtning gjorde att jag kunde spela mer och med högre kvalitet. Om jag åt på ett visst sätt gick det bättre. Om jag motionerade på ett visst sätt gick det bättre. Om jag inte höll koll på mitt resultat blev jag en allmänt lyckligare person.

En stor del av det var att skapa enkla system som påminde mig om vad som var viktigt. Om jag tog fem minuter innan varje pass och gick igenom en checklista med det jag skulle tänka på och de misstag jag tenderade att göra när jag var i obalans, då spelade jag bättre och kunde fånga upp mig själv när jag började spela dåligt.

I en period hade jag en post-it-lapp på skärmen som bara sa "They are not fucking with you!" För det var lätt att tro att alla gaddade ihop sig emot just mig. Varje gång jag bluffade synar de, varje gång jag hade en bra hand lägger sig alla. Man förlorar hand på hand och ingenting man försöker hjälper.

Den lappen påminde mig att den analys jag gör nu sannolikt är fel. Jag tänker inte klart. Håll dig till planen. Eller stäng av. Var inte en amatör.

Det enkla systemet var: "Om jag spelar utgår jag från att det som står på lappen är sant. Om jag inte kan göra det längre så stänger jag av."

Den första nyckeln är att förstå att problemet ofta är ett designproblem, inte ett resursproblem. Innan du frågar efter mer tid, pengar eller människor – frågaar dig själv: hur kan jag designa detta bättre?

Det finns inget färdigt recept som passar alla. Det som fungerar bra för dig denna vecka kanske inte fungerar nästa vecka. Det som du tycker är viktigt i augusti kanske du inte tycker är lika viktigt i oktober. Alla som gjort en plan vet att det enda som är säkert är att planen inte kommer att hålla.

Så i stället för att arbeta med färdiga planer eller stenlagda system – se systemet du följer just nu som ett utkast. Det är din bästa gissning på hur du kan röra dig i rätt riktning. Du följer det så gott du kan. Nästa gång du reviderar skapar du ett nytt utkast utifrån vad som fungerade och vad som inte fungerade. Du gör inte om hela systemet.

Dessa utkasten blir gradvis mer förfinade, och du rör dig sakta men säkert i rätt riktning.

Du kan gå tillbaka och kolla: hur var det i februari? Hur såg mina system ut då? Det är mycket som funkar bättre nu, men en sak – min upplevda stress till exempel – har blivit värre. Vad gjorde jag då som jag inte gör nu? Eller vad gör jag nu som jag inte gjorde då?

Du ger dig själv underlag som du kan analysera. Du lär dig mer om hur du själv fungerar. I stället för att komma på något i duschen och sedan glömma det när du kommer hem, bygger du upp en kunskapsbank om dig själv. Du är både vetenskapsmannen och testpersonen, och det kan faktiskt vara väldigt roligt.

Vet är ingen roll utan det viktiga är att göra. Men hur gör man förändringar?

Den vanligaste fällan är att vilja för mycket för snabbt. En sak som då händer är att din identitet inte hänger med. I dina tankar är du en typ av person, men i dina handlingar är du plötsligt någon helt annan. Identitet och beteende krockar.

Om du klarar av att hålla i dina nya beteenden tillräckligt länge kommer ditt sätt att tänka att förändras i riktning mot en identitet som matchar det nya beteendet. Ett klassiskt exempel är lumpen – man åkte ivag som en viss typ av person och kom hem som någon annan. Man tvingades befinna sig i en miljö med regler och handlingar som upprepades gång på gång. I den miljön fanns inget utrymme för att göra annorlunda. Och när man befinner sig i sådan struktur blir man oftast en mer strukturerad och disciplinerad person. Inte bara i handling utan även till sättet.

Men innan den förändringen sker kommer ditt sinne att streta emot. Det vill dra dig tillbaka till din gamla identitet, till det välbekanta och tryggt.

Det räcker därför inte alltid att bara börja göra annorlunda. Du behöver börja tänka annorlunda. Se annorlunda på verkligheten.

Gör det här genom att ta reda på vem du behöver bli. Vilken identitet strävar du efter? Hur ser den personen ut? Hur tänker den? Hur reagerar den i olika situationer? Börja härma den personen. Påminn dig själv om den här nya identiteten så ofta som möjligt och försök tänka och agera enligt den.

Nya beteenden och en ny identitet, tillsammans med tålamod, ökar chanserna att du skapar en positiv spiral där du sakta rör dig framåt. Nya beteenden drar med sig identiteten. Den nya identiteten drar med sig dina beteenden.

I stället för att göra som nästan alla andra gör – röra sig framåt massivt en vecka, krascha och falla tillbaka till noll, sedan försöka igen, krascha och falla tillbaka – stärks din gamla identitet. Du får bekräftelse på att du är som du är och att du inte kan förändras.