Podcast #155 – Därför är 90 procent klart bara 50 procent klart

Något jag har observerat, inte bara hos mig själv utan också hos andra, är svårigheten att göra klart. Och frustrationen det skapar när man påbörjar något, lägger ner mycket tid och energi på det eller projektet, men sedan av någon anledning slutar innan det är helt, till 100 procent helt klart.

Man kanske renoverar sitt kök eller sitt badrum. Lägger massor av tid och pengar för att få det precis som man vill, men två taklister kommer inte upp. Det saknas något just när de listerna skulle upp och så skjuter man upp det lite och sedan blir det aldrig av. Man har ett kök som är till 95 procent renoverat, men på ett ställe, i glipan mellan väggen och taket, är det fortfarande en byggarbetsplats. Och så förblir det. År efter år. Inte förrän man ska sälja huset tar man tag i det och gör den där sista procenten som återstod.

Eller man bestämmer sig för att städa ut förrådet. Man plockar ut allt, sorterar det, slänger det som ska slängas, lägger tillbaka det som ska tillbaka. Fixar och donar. Packar ner i kartonger. Men en liten höe blir kvar. Det ska inte slängas, det ska nog inte tillbaka in i förrådet och det finns ingen kartong som passar att lägga de här sakerna i heller. Så de blir liggande i hallen, kanske i veckor, i väntan på att man ska bestämma vad som ska hända med dem. Till slut ser man dem inte längre, eller så tröttar man på högen och slänger in den i förrådet.

Man gör det man har bestämt - renoverar köket eller städar förrådet - men man gör bara nästan klart. Man stannar när det är någon procent kvar. Vad beror det på egentligen?

Och det här är inte något som bara gäller för ens privatliv eller som bara gäller för individer. Det gäller också, minst lika mycket för oss på jobbet och det gäller minst lika mycket för hela organisationer eller avdelningar.

Ett skäl till att det är så här, tror jag, är att vi grovt underskattar resurserna som krävs för att göra de sista fem eller tio procenten av något. De där sista sakerna som krävs för att vi ska kunna säga att nu är det helt klart.

På sent 70-tal introducerade psykologerna Daniel Kahneman och Amos Tversky begreppet "planning fallacy" - kärnan i det begreppet är att vi underskattar hur lång tid något kräver för att slutföra. "Planning" betyder planering och "Fallacy" betyder villfarelse eller vanföreställning.

I den akademiska världen har man testat detta många gånger. I ett försök frågade man studenter hur lång tid de trodde att de behövde för att slutföra sin uppsats. Studenterna trodde i snitt att det skulle ta 34 dagar. Då fick de frågan hur långt det skulle ta om inget gick enligt plan utan allt gick så dåligt det kunde. Svaret då blev 49 dagar. I själva verket tog det i snitt 55 dagar - drygt tio procent längre än deras värsta möjliga scenario.

I en annan studie fick studenter sätta sannolikheter på hur troligt det var att de skulle kunna slutföra sina uppgifter på en viss tid. De fick uppskatta vilken tid de skulle klara med 50 procent sannolikhet, vilken tid med 75 procent sannolikhet och vilken tid med 99 procent sannolikhet.

En korrekt planering här skulle innebära att hälften klarade sina uppgifter på den tid de angav för 50 procent och mer eller mindre alla skulle klara det under den tid de angav för 99 procent. Men bara 13 procent klarade det inom 50 procentstiden och över hälften - 55 procent - blev inte klara inom den tid som de i förväg angett att de med 99 procents sannolikhet skulle klara.

Ett projekt, oavsett vad det är, följer oftast inte en linjär utveckling. Det går alltså inte lika fort eller lika lätt hela tiden. Ofta krävs det lite extra i uppstarten när man planerar och ser till så att man har de resurser som krävs. Sedan kommer en period då det går ganska enkelt - man gör det man har planerat att man ska göra. Vi kör ner huvudet och lägger ner den tid som krävs.

Och sedan kommer slutfasen.

När vi flyttade från vårt hus kommer jag ihåg när vi packade ut allt och tömmde huset. När det kändes som att vi var klara - huset var i stort sett tomt, tyckte vi - var det ändå en halv dags arbete kvar. Det fanns så mycket smått som behövde göras som vi inte hade räknat med.

Ett av felen många av oss gör är att vi tänker att slutfasen bara är en fortsättning på mellanfasen. Att vi först planerar och sedan gör jobbet fram tills att det är klart - att det följer den här raka linjen.

Men i verkligheten, oftast, fungerar projekt så att det som vi inte har planerat för och som dyker upp - och det finns alltid såda som vi inte har planerat för - det skjuts framför oss och lämnas till slutet. Vi tar tag i det senare. Så när vi enligt plan nästan är klara har vi i själva verket ganska mycket kvar att göra.

Och de här sista delarna av projektet är kvar just på grund av att de är mycket mer komplicerade än vad sakerna var i början. Ta taklisterna i köket. 95 procent av alla lister satte vi upp som planerat. De var enkla - det tog sammanlagt en dag, låtsas vi. Det var raka vinklar och vi hade rätt material och rätt verktyg till hands. De var bara att säga till och spika upp.

Men de sista krävde något mer. Kanske behövde vi såga dem på ett visst sätt eller kanske var det en specialist som de just då inte hade inne på byggvaruhuset. Och för att förenkla där och då och för att inte tappa tempo tog vi ett beslut att skjuta upp det till senare. Men de sista två listerna, de som ännu inte är uppe, kostar lika mycket tid och energi som de första 20. Särskilt nu när vi inte längre har verktyg och annat till hands. Så de blir aldrig gjorda.

I våra privatliv tror jag att de flesta av oss kan hantera det här hyfsatl. Det är ju lite irriterande förstås men det är i alla fall möjligt att leva med att saker som vi nog tycker borde bli gjorda inte blir gjorda helt perfekt eller helt enligt plan.

På arbetet kan det vara värre. Dels för individen. Varje projekt som bara är nästan klart skapar en liten skuld som kan leda till negativ stress. Det är något som jag vet borde göras men som det inte finns tid till just nu. Så jag känner att jag tvingas att skjuta upp det till en senare tidpunkt eller så försöker jag inte att tänka på det.

Men samtidigt förväntas det ju av mig att det blir gjort. Det här projektet är på pappret bara till 95 procent klart. Och 95 procent klart på pappret är inte samma sak som att det fungerar till 95 procent, att vi får ut 95 procent av nyttan som vi önskade.

Eftersom de sista fem procenten är de mest komplicerade eller det vi inte kunde förutse, eller det som är lite extra jobbigt, är det ju ofta där värdet ligger. Ibland betyder 95 procent klart 95 procent av nyttan, men ofta betyder 95 procent klart bara femtio procent av nyttan. Eller noll procent. Eller till och med negativ nytta.

Om man tar körkort till 99 procent - tar all teori, klarar teoriprovet, övar körning en massa, köper dyr körlek tioner - men slutar efter att man har kuggat första försöket av uppköringen, då har man ju lagt en massa tid och en massa pengar på något som inte har gett något värde. Om man inte slutför den sista procenten är det ju bara en negativ kostnad.

Vissa saker, som ett körkort, är lätta att mäta. Vad betyder det att vara klar? Jo, jag har körkortet i min hand. Så långe jag inte har körkortet är jag inte klar.

I de flesta andra sammanhang är "klar" inte lika lätt att definiera. Om vi bestämmer oss för att göra en marknadsföringskampanj på jobbet, vad är då klar? Är det när hemsidan för kampanjen är klar? Med bilder och text. Är det när vi har X antal besökare på hemsidan eller ett visst antal likes? Eller är det när vår kampanj är så bra att vi har en viss svarsfrekvens - en av femtio som går in på hemsidan klickar på "Jag vill veta mer"-knappen? Eller är det när en av tio av dem som klickar faktiskt köper?

Eller är det när vi kan se att det i snitt kostar ett visst antal kronor för varje ny kund vi får genom den här kampanjen?

Alla de här sakerna är olika typer av klar och de kommer att innebära väldigt olika resultat.

Att göra en hemsida med text och bild är ju lätt. Att få folk att klicka på en knapp är ju också relativt lätt - det är bara att lova dem något de vill ha. Men att sälja något är inte lätt och att skapa ett system där du vet vad varje ny kund kostar, och där du hela tiden skruvar på systemet för att förbättra den siffran, är inte heller lätt.

Men det är där värdet i kampanjen finns.

Så 90 procent av budget och tid går åt till att göra en hemsida och sprida att den finns. Men 90 procent av värdet vi är ute efter sker efter det - i de sista detaljerna och justeringen av dem, i den kontinuerliga utvärderingen av vad som får någon att bli intresserad och sedan att köpa.

Men när det jobbet ska göras är budgeten redan slut. Då har vi ett nytt projekt vi behöver påbörja. Så vi lämnar det halvfärdigt.

Är en mattelärare klar när eleverna har gjort talen i kapitel fyra i matteboken som handlar om bråk? Eller är hon klar när varje elev kan förklara konceptet bråk för någon som går i klassen under så att den eleven också förstår? Och kan lösa uppgifter som inte är exakt likadana som de i boken men bygger på samma princip?

Det beror förstås dels på vem läraren är och framför allt på den som bestämmer hur lärarens roll ska se ut - vad han eller hon utvärderas på. I det här fallet kan det förstås bli så att läraren följer den plan hon har fått till 100 procent men känner, innerst inne, när terminen är slut, att hon bara blivit 10 procent klar. Uppgifterna är avbockade, administrationen är inlämnad. På pappret ser det ut som det ska. Men hälften av eleverna kan inte räkna - och det är ju det, i det här sammanhanget, som betyder att arbetet är klart. Det är inte en bra känsla att ha för någon som valde sitt yrke på grund av sin vilja att hjälpa andra att utvecklas.

Om du tror att du skulle känna mer tillfredsställelse och kanske också bli mer framgångsrik om du gjorde klart lite oftare finns det några saker du kan tänka på:

Börja med att acceptera att vi alla är värdeslösa på att planera. I regel tar det längre tid än du tror att göra något klart.

Det är också så att 90 procent klart i själva verket bara är 50 procent klart. I de flesta fall är det i slutet som komplexiteten finns. Det är där de udda pusselbitarna också behöver få en plats och det är där allt du har skjutit upp behöver tas tag i. Det kostar mer resurser än du tror, och om du bara har kvar tio procent av tiden eller tio procent av pengarna när du kommer dit är risken stor att du aldrig blir klar.

Vad är klart? Kan du definiera det? Hur ser klar ut? Vad är syftet med det du gör? Det är det som ska definiera klar. Är klar detsamma som att eleverna ska ha gjort uppgifterna i boken eller är klar detsamma som att de förstår matematik? Det kan vara stor skillnad mellan dessa två.

Om du definierar klar som detsamma som framgång med ditt syfte - i det här fallet att kunna och förstå matte - så öppnar sig ju nya möjligheter. Kanske kan vi uppfylla syftet och bli klara på något annat sätt än vad vi gör just nu?