Podcast #193 - Varför dåliga vanor sätter sig så lätt – och vad det betyder för dig och din organisation

Alla beteenden vi har följer ett mönster. Mönstret ser ut ungefär så här:

För det första är det någonting som ser till att beteendet startar. Det här kan kallas för trigger, prompt eller cue – jag kallar det trigger. Triggern kan vara vad som helst. Du ser att stoppljuset blir rött så du trycker på bromsen. Att stoppljuset slår om till rött är triggern, att du bromsar är beteendet. Du känner dig otålig så du tar fram mobilen. Känslan av otålighet är triggern, att du tar fram mobilen är beteendet. Efter maten sköljer du av tallriken i diskhon och ställer in den i diskmaskinen. Att skölja av tallriken blir triggern till beteendet att stoppa in tallriken i diskmaskinen.

Ofta sker de här sakerna automatiskt. Till exempel behöver du troligen inte medvetet tänka att du ska sakta ner och stanna när trafikljusen slår om till rött. Du kan sitta och prata med någon samtidigt som du kör och fortsätta den konversationen med precis lika mycket engagemang och uppmärksamhet trots att triggern sätter igång ett nytt beteende. Du gör det utan att det kostar någon mental energi.

De här beteendena, de som sker automatiskt, kallar vi för vanor.

För att vanor ska skapas behövs en beståndsdel till: en belöning. Belöningen talar om för hjärnan att nästa gång den här triggern dyker upp ska jag utföra det här beteendet, för då får jag den här belöningen.

Om jag känner mig uttråkad och tar fram mobilen och den här känslan – som jag inte vill ha – försvinner, så är det belöningen: att den oönskade känslan försvinner.

Det här kan ske på en nivå som man skulle kunna kalla logisk. Jag bromsar vid ett stoppljus, belöningen är att jag följer trafikreglerna och gör som alla andra, det är uppenbart en bra sak att göra det, så jag gör det igen. Och ju mer jag gör det desto mer naturligt går det. Vanan skapas framför allt av repetition.

Om jag började märka att ibland när jag bromsar in börjar andra bilar tuta, och att alla inte stannar vid rött, så att belöningen uteblir – då skulle, åtminstone i teorin, den här vanan bli svagare och svagare. Beteendet som nu sker till hundra procent automatiskt skulle bli något annat. När triggern kommer behöver jag tänka och analysera: hur ser trafiken ut, vill de bakom att jag stannar, är det bättre att strunta i rödljuset?

Belöningen är alltså en förutsättning för att beteendet ska bli till en vana och ske automatiskt. Om belöningen uteblir eller ändrar skepnad till bestraffning kan jag tappa vanan.

Belöningen kan också ske kemiskt, genom att hjärnans belöningssystem lyser upp av beteendet och det bildas dopamin.

När jag säger logiskt och kemiskt är det en distinktion jag själv har hittat på för att göra det mer lättförståeligt och praktiskt användbart. Vad jag menar är att vi har många vanor som vi inte tänker på, och som inte ger oss de där tydliga belöningarna som till exempel socker, mat, alkohol, sex eller mobilen gör. Det här blir relevant när vi vill förändra beteenden och vanor.

Dopamin är en signalsubstans som frigörs i hjärnan som en belöning när vi har gjort någonting som hjärnan uppfattar som bra. Och vad en del av hjärnan – vi kan kalla den delen för primalhjärnan – uppfattar som bra, behöver inte vara det som den logiska delen av hjärnan tolkar som bra.

Känslor som är obekväma tolkar till exempel primalhjärnan som dåliga, även om de inte på något sätt är farliga och vi kanske logiskt vet att vi behöver kunna hantera dem för långsiktig framgång eller lycka. Så om jag känner mig rastlös eller otålig vill en del av hjärnan att de känslorna ska försvinna. Jag tar fram mobilen och öppnar TikTok och belöningen blir att jag plötsligt är underhållen – en bra känsla för primalhjärnan.

Hjärnan belönas i form av dopamin. Så nästa gång jag känner samma känsla vet jag att om jag öppnar TikTok blir jag av med den obekväma känslan och får en liten dusch av dopamin som gör att jag tillfälligt mår bra.

Vissa appar, spel, droger och porr kan alltså frigöra dopamin i vår hjärna. Vi kan fly in i de här beteendena, må kortsiktigt bra eftersom hjärnan får dopamin, och tränga bort det som får oss att ha det kortsiktigt obekvämt eller må dåligt. En del av oss kan samtidigt tänka "jag borde inte göra det här, jag borde logga ut och jobba", men den logiska delen av hjärnan är inte tillräckligt stark för att ta över den primala delen.

Om hjärnan vänjer sig vid de här kickarna som ger höga nivåer av dopamin kommer kroppen till slut att börja producera mindre dopamin. Då kommer jag känna mig mer nere, och jag kommer kanske ha ännu svårare att hitta motivation än vad jag skulle ha om jag inte hade den här ovanan – eller beroendet – som ger mig dopamin. Vilket gör det svårare att hålla mig borta från mobilen, till exempel. Det blir ett beroende.

Om det kom en ny lag som sa att från och med nu är det valfritt att stanna vid rött skulle vi förstås behöva vänja oss av med den vanan, men efter ett tag skulle vi ha anpassat oss. Det skulle inte finnas stanna-vid-rött-missbrukare. Men med mobilanvändande, spel eller internetporr är det inte så. Där är det inte bara att förbjuda det och bli av med problemet, precis på samma sätt som att vi inte blir av med narkotikamissbruk genom att förbjuda droger.

Skälet till att det kan vara så svårt att införa bra vanor och beteenden, samtidigt som dåliga vanor sätter sig så lätt, är att dåliga vanor har en tendens att ge hjärnan den kemiska belöningen direkt. Först en trigger: jag känner stress och oro för en sak på jobbet. Sedan ett beteende: jag tar fram mobilen och klickar på TikTok, YouTube, Tinder eller någonting liknande. Och sedan en belöning i form av dopamin.

De här apparna är som små enarmade banditer som ger dopaminkickar till hjärnan, och oron och stressen försvinner eller lindras så länge jag låter min uppmärksamhet tas över. Vanan blir starkare och starkare för varje gång. Och om jag inte ger mig själv de här kickarna och försöker sluta, kommer livet att kännas grått och tråkigt och jag kanske till och med upplever någon typ av abstinens. För mina normala dopaminnivåer är lägre än de hade varit om jag inte haft den här ovanan.

Med beteenden som är bra för oss däremot är det ofta så att beteendet i sig är krävande att utföra. Jag kanske behöver pressa mig mentalt eller fysiskt. Jag kommer att känna någon typ av obehag som jag behöver utstå under en tid som känns lång – träningspass till exempel, eller att koncentrera mig hårt på en arbetsuppgift.

Belöningen av beteendet kommer oftast inte omedelbart, utan långt senare. Det betyder att hjärnan inte kommer att koppla beteendet till belöningen lika lätt som den gör vid de dåliga vanorna. Belöningen av ett hårt träningspass är inte lika tydlig och omedelbar som belöningen av att tillfälligt bedöva min ångest med mat.

Det är jobbigt att träna, resultatet kommer på sikt. Det är lätt att äta, belöningen kommer på en sekund.

Tänk nu på hur vi har det på jobbet. Eftersom vi alla har så mycket att göra kan det kännas obekvämt att jobba med det långsiktiga, trots att vi vet att det är viktigt. Det finns ingen omedelbar belöning för att jobba med det långsiktiga. Snarare tvärtom, eftersom det kortsiktiga – det som är bråttom – då inte blir gjort.

Om jag däremot tar tag i det som är bråttom kommer jag dels få det lugnare i inkorgen kanske, för lite av tjatet kommer att försvinna, och jag kommer att känna att jag har dragit min strå till stacken i förhållande till mitt team och mina medarbetare.

Det som är viktigt på sikt är svårt att göra, det kräver tanke och reflektion och tid som jag troligen inte har. Och belöningen är svår att se här och nu. Så jag skjuter upp det arbetet, trots att jag vet att de här arbetsuppgifterna troligen kommer att gynna oss på sikt.

Det som är bråttom är ofta enkelt i den meningen att det är uppenbart, och jag får belöning omedelbart i form av att elden blir släckt och jag är en i gänget. Precis samma mekanismer i en organisation som hos en individ.

Jag förstår att den som är inne i det här – den som har det så här på jobbet, eller som leder en organisation eller avdelning där man är översköljd av det som är bråttom – kan tycka att det är omöjligt att förändra. Det har kanske alltid varit så här och man vet att så många andra har det så här. Nästan alla arbetsplatser man har varit på har sett ungefär likadana ut.

Men problemet i organisationer är inte kemiskt, det är logiskt. Det är som att vi stannar när trafikljuset slår om till rött. Alla gör det. Alla har alltid gjort det. Vanan sitter så djupt att vi inte ens reflekterar över den. När det blir rött stannar jag. Det är en sanning som ingen ifrågasätter.

"På jobbet ska det vara för mycket att göra. På jobbet ska vi inte hinna med allt vi tycker borde göras." Det verkar vara en sanning som inte heller någon ifrågasätter. Men till skillnad från trafikljusen kan vi ifrågasätta den här sanningen utan att det för den sakens skull blir kaos i samhället.

Varje medarbetare har 40 timmar i veckan till sitt förfogande. Vad skulle hända om jag bad dem fylla 20 av de 40 timmarna med det som är viktigast för organisationen på ett halvårs sikt – inte på en dags sikt? Och att låta varje uppgift som är viktig ta den tid den tar så att den blir gjord på ett så bra sätt som möjligt.

Alltså: se till att först och främst blir det som är viktigast gjort på bästa sätt, sedan blir det som är mindre viktigt men bråttom gjort. Och det som prioriteras bort är det som är ännu mindre viktigt, oavsett hur bråttom det känns. Viktigt då i förhållande till organisationens övergripande mål.

Vad skulle hända om vi tog alla uppgifter som är återkommande och funderade på vad vi kan göra för att förenkla och automatisera dem så de inte tog så mycket tid? Om vi tog oss tid att en gång för alla förenkla de processerna, så att vi varje vecka från och med nu skulle kunna lägga mindre tid och energi på de uppgifterna.

Och vad skulle hända om jag bad varje medarbetare att göra en lista över allt han eller hon gjorde under en normal månad och be dem visa vilka uppgifter de skulle ta bort om de fick bestämma? Vad är det som vi gör, kanske för att vi alltid har gjort det, men som inte skapar något värde?

Precis på samma sätt som för en individ är det lätt att med tiden dra på sig en massa dåliga vanor och beteenden. De är enkla att göra, de ger snabba belöningar och de gör att såret slutar klia precis i denna stund. När triggern slår till följer primalhjärnan sin instinkt. Den vill göra det som känns bra här och nu men har inte förmågan att förstå om det beteendet också hjälper mig långsiktigt.

Och precis på samma sätt som för individen kräver goda vanor och beteenden i en organisation att vi kan motstå suget efter omedelbar belöning. Att vi förstår att jobbet behöver göras nu och det kommer kanske att vara kämpigt och tungt och det kommer att kännas obekvämt. Och belöningen kommer inte att komma omedelbart utan någon gång i framtiden.

Men det är så vi behöver jobba om vi vill skapa något på riktigt och inte hela tiden vara fast i tillfälliga och meningslösa dopaminkickar. Där vi kanske till och med säger till varandra: "det här är inte hållbart, vi kan inte ha det så här."