En onsdag, strax efter lunch, får du ett mail. En av era största kunder behöver ett nytt upplägg för projektet du trodde ni var överens om. Det är bråttom, beslut ska tas innan årsskiftet.
Du behöver bara fundera två sekunder.
Ingela.
Hon levererar alltid. Ser problemen innan de uppstår och vet vilken information du behöver och vad du kan vara utan. Om hon tar det hinner ni.
För dig ett av de lättaste besluten den här veckan.
För Ingela är det inte lika okomplicerat.
I våras ombads hon styra upp en affär som hade hamnat snett, innan sommaren var det hon som drev en rekrytering som väntat för länge och i september satt hon i långa styrgruppsmöten inför omorganisationen. Nu det här.
Hon förstår förstås varför, och hon uppskattar att ledningen har ett så högt förtroende för henne. Ingela vill ha ansvar och tycker om utmaningar.
Men hennes ordinarie arbetsuppgifter finns fortfarande kvar. Förväntningarna på henne att leverera där är också höga. Oftare och oftare behöver hon ringa hem och berätta att hon blir sen.
Erika sitter bara några skrivbord bort. Hon sköter sitt jobb helt okej. Gör det som förväntas av henne. Det händer att hon missar en deadline. Hon tar inte så många egna initiativ. Du önskar ibland att hon var lite mer “på”, men kan inte riktigt definiera vad det betyder.
Erika var inte inblandad i rekryteringen och hon satt inte i styrgruppen inför omorganisationen.
Förtroendet du ger till Ingela ger du inte till Erika.
Det finns flera möjliga fällor här och jag vet att du ser åtminstone några av dem. De mest uppenbara är två:
Den som gör ett bra jobb får mer att göra.
Det riskerar att skapa en kultur där man drar sig för att göra det lilla extra eftersom det kommer med konsekvenser man inte vill ha. Det blir rationellt att inte vara alltför pålitlig och ambitiös.
Det finns en uppenbar risk för att Ingela förr eller senare tar slut.
I värsta fall går hon in i väggen. Om hon har tur hittar hon en annan arbetsplats där hennes kompetens värderas på ett annat sätt.
Men det finns åtminstone två konsekvenser till, som inte är så uppenbara.
Vissa medarbetare bär för mycket medan andra står still.
De tyngre uppdragen är mer än bara vardagsarbete, det är där en medarbetare kan växa. Om Erika aldrig får den chansen – och ges tillåtelse att göra misstag och bli bättre – blir det svårt för henne att utvecklas. Och en organisation där ett fåtal personer får bära en oproportionerligt stor del av ansvaret blir sårbar.
I teorin vill man förstås att Erika ska knyta näven i fickan och visa chefen att hon visst förtjänar mer ansvar och större uppgifter. I praktiken så anpassar vi oss ofta efter den verklighet vi ser. Vi rättar in oss i ledet. Det är chefen som behöver ta första steget.
Systemfel döljs av personer som täcker upp.
Vad var det som skapade affärsproblemet i våras? Varför drog rekryteringen ut på tiden? Hur kan det komma sig att ni och er största kund hade olika bilder av vad som bestämts angående projektet?
Så länge Ingela tätar läckorna behöver ni inte ta reda på varför skeppet läcker. Det är ett problem som förr eller senare behöver adresseras. Det är bättre att ta tag i det när ni fortfarande flyter.
Så vad göra? Det finns nog inga enkla lösningar, men här kommer några tips.
Försök att inte bli frustrerad över att Erika inte klarar av vissa saker lika bra som Ingela. Fråga istället dig själv vad Erika behöver för att ta nästa steg. Lite mer stöd, tätare avstämningar, kanske kan hon ta ett av de tyngre projekten och ha Ingela som bollplank?
Belöna bra prestationer med inflytande, inte volym. Ingela ska förstås fortsätta att få viktiga och utmanande uppdrag. Men låt henne vara med och bestämma. Kanske kan hon peka ut vad hon ska lämna ifrån sig? Det är skillnad på att ge någon möjligheter och att bara ge dem mer arbete.
Det är otroligt lätt hänt att lägga fler uppgifter på de som redan levererar. De har ju bevisat att de har klarat den här arbetsbördan, kanske klarar de lite mer? Som ledare behöver du vara uppmärksam på den tendensen.
Ta reda på varför Ingela behövs så ofta. Vad var det som inte fungerade den här gången? Och vad behöver vi göra för att samma problem inte ska uppstå igen? Att ha någon som Ingela i sitt team är ju ovärderligt, men det ska inte vara en ursäkt för att låta strukturella problem förbli olösta.
Tänk dig ett år från nu. En onsdag, strax efter lunch, uppstår en brand som behöver släckas.
Kanske är din första instinkt att leta efter Ingela – och det kan mycket väl vara så att det är hon som är rätt person för jobbet.
Men om hon alltid är det självklara valet, även om ett år, så finns det anledning att fundera på varför alternativen är så få.
Tack för att du har läst. Ta hand om dig så hörs vi snart igen.
/ Daniel