Podcast #130 – Multitasking är ett race mot botten

Många av oss multitaskar under det mesta av vår vakna tid. Det är sällan vi kan ägna oss åt en enda sak under någon längre tid. Problemet är att vi inte bara gör detta vid skrivbordet – vi har gjort det till ett normsystem där vi bedömer varandra efter hur upptagna vi är.

Därför är vi med i ett race som vi, om vi tänker efter lite, sannolikt inte vill vinna. När vi bedömer varandra efter hur upptagna vi är – vare sig det gäller karriärmöjligheter, lön eller status – blir vi sugna. Vi har skapat en tävling där mållinjen inte är något eftersträvansvärt. Där den som kommer först kanske vinner tävlingen men riskerar att förlora mycket annat.

Vi är med i ett race mot botten.

Låt oss ta ett konkret exempel. Du har ett företag som bygger hyllor och du får chansen att leverera till ett av världens största möbelföretag. Tio miljoner hyllor per år i garanterad försäljning, och i din budget kommer du att gå i vinst en krona per hylla. Din vinst är 10 miljoner per år.

Nästa år, när kontraktet ska förhandlas om, berättar möbelföretaget att de har kontakt med en annan leverantör som kan göra hyllorna exakt lika bra men lite billigare. De frågar om du kan matcha priset, annars byter de leverantör. Du räknar på det och tackar ja.

Din vinst har halverats men du tänker att om du flyttar produktionen till ett billigare land kan du upprätthålla vinsten. Så det gör du.

Nästa år samma sak. Någon kan bygga ännu billigare hyllor och för att ha kvar din kund behöver du matcha. Du hittar en leverantör som har lite billigare råvara än din förra och kör.

Och så där fortsätter det. I förlängningen kommer du att behöva hitta den billigaste råvaran, den billigaste arbetskraften, den billigaste elen för att driva dina fabriker och de största skalfördelarna. Du hamnar med de lägsta vinstmarginalerna.

Du är med i ett race mot botten och när du har kommit så långt du bara kan finns det alltid någon skrupelfri konkurrent som kan gå ännu lägre. Som inte betalar för råvaran på samma sätt som du gör, utan mutar någon diktator för att få skövla fritt utan hänsyn till miljö eller lagar. Som inte betalar sina anställda enligt överenskomna villkor utan använder barn eller stänger arbetarna i fabriker tills de har jobbat sina 16-timmarsdagar för tre kronor i timman.

Det går förstås att argumentera för att det finns de som tjänar på det här. Konsumenten får billigare hyllor, möbelföretaget kan tjäna mer pengar. Man kan argumentera för att de länder dit jobben flyttar tjänar på systemet.

Men du tjänar inte på att vara med i det här racet. Allt värde som du genererar tas förr eller senare av någon annan.

I tillverkningsindustrin går det att mäta antal hyllor som tillverkas per timme, vad de kostar och vilken kvalitet de håller. Det går att räkna ut exakta besparingar för små optimeringar.

Men inom kunskapsindustrin, som de flesta av oss verkar inom idag, är det inte lika lätt att mäta värdet som skapas. Så ett av sätten vi mäter på är hur upptagna vi är. Hur många möten vi sitter i på en vecka. Kanske hur svåra vi är att boka in på lunch.

Jag tror väldigt få gör det här medvetet. Det är nog ingen som argumenterar för varför jag ska få en högre befattning eller mer i lön genom att peka på hur många möten man sitter i eller hur långt in i framtiden man är uppbokad.

Men det är enklare, det känns säkrare, att boka in ett möte på en timme än vad det är att boka in en timme då jag ska sitta själv på mitt kontor i lugn och ro och bara tänka. Trots att en sådan timme per vecka skulle ge mer värde för företaget på sikt än ytterligare ett möte.

Tid är en ändlig resurs. Det finns bara 24 timmar per dygn så om du mäts i upptagenhet, finns det en gräns där. Du kan bara vara upptagen 24 timmar. Sedan, om du fortfarande vill vara med i tävlingen, gäller det att göra varje enskild timma så upptagen som möjligt.

Aldrig gå någonstans utan att prata i telefon, aldrig äta lunch utan att jobba. Småspringa från en plats till en annan. Maila och smsa samtidigt som du är på möte.

Du blir mer och mer upptagen, du gör fler och fler olika saker, du håller fler och fler bollar i luften.

Men eftersom din tid är en begränsad resurs går det inte att komma ifrån att varje timma du lägger på en sak måste tas från någonting annat. Varje minut du lägger på att försöka få ditt schema att gå ihop är en minut du inte kan lägga på att fundera på hur du ska skapa värde för din kund. Varje sekund din uppmärksamhet är på jobbrelaterat kan den inte vara på något familjerelaterat.

Och till skillnad från tillverkningsindustrin är det inte alls säkert att det skapas något värde av det här racet till botten. Vi får inte mer gjort, det blir inte bättre gjort, våra liv blir inte bättre av att göra det.

Det enda skälet att det fortfarande går att göra så här är att alla andra gör det. Alla andra är med i samma tävling och ingen reflekterar ens över att det kanske är fel tävling.

Några är istället med i en annan tävling. Tävlingen mot toppen. Där utvärderas man efter andra kriterier. Om valet står mellan att göra någonting bättre eller att göra någonting billigare eller snabbare, är svaret då oftast att göra det bättre. Bättre går först.

Då gäller det förstås att ta reda på vad "bättre" egentligen betyder. Vad är det vi strävар efter? I vårt företag. Eller i vår familj. Och när vi vet det, vad behöver vi göra för att kunna åstadkomma detta? Och så lägga den tid vi har till vårt förfogande på att göra dom sakerna. Så gott vi kan. Med fullt fokus. Utan distraktioner.

Om man kan klara av det, eller åtminstone sträva åt det hållet, så kommer massor värde att skapas. Och du är nu med i en tävling där du faktiskt vill vinna.

Rent matematiskt tycker jag också att logiken finns där. Om vi räknar timmar till exempel när vi väldigt snabbt vårt tak. Om jag ger upp allt annat i livet och jobbar 16 timmar istället för 8 så gör jag bara dubbelt så mycket, i bästa fall. Mer realistiskt är ju att mycket mindre blir gjort den 16 timmen än vad som blev gjort den första timmen. Det finns alltså en gräns där man till slut förlorar i produktivitet på att försöka få in timmar. Och risken att produktiviteten ska gå ner till noll ökar ju eftersom risken för att man bränner ut sig ökar.

Om jag däremot ser till att fokusera på en sak i taget under längre perioder, kanske jag kan få ut fem gånger så mycket från varje timma mot vad jag skulle få med ett distraherat och splittrat sinne.

Och om jag ser till att jag ägnar varje timma åt det som är absolut viktigast för att uppnå det vi vill uppnå – om jag alltså är stenhård i mina prioriteringar istället för att ägna mig åt det som råkar ligga på mitt skrivbord just nu – så kanske skillnaden på ett års sikt är hundra gånger.

Om en fokuserad timme ger fem gånger mer värde än en ofokuserad och rätt prioritet i varje läge kan ge mycket mer än så, tycker jag att det är tydligt att det är värt att lägga tid och resurser på att dels ta reda på vad vi behöver göra och dels se till att det är det som prioriteras.

Inom de branscher där det här går att mäta, och där man är i en tävling mot toppen – idrotten är ju ett sådant område – där läggs väldigt mycket tid till de här sakerna.

Man lägger tid till att planera och man följer planeringen till det man bestämt ska göras har blivit gjort. Man lägger tid till att följa upp – på riktigt alltså, följa upp och använda den feedback man får till att bli bättre. Man prioriterar hårt och man prioriterar bort nästan allt annat än det som är viktigast.

Man strävår efter att när man presterar så gör man det med högsta möjliga fokus. Och man tar jätteallvarligt på det här med återhämtning – man försöker hitta den perfekta balansen mellan prestation och återhämtning.

På många sätt är det här nästan tvärtemot hur det ser ut på vissa arbetsplatser. Där gör vi det som är brått och det som är viktigt får lida. Vi bestämmer en massa saker som bör göras men som aldrig blir gjort. Vi påbörjar saker som inte slutförts. Vi jobbar med många saker samtidigt.

Vi planerar, dokumenterar och rapporterar men planeringen faller ofta och det vi rapporterar och dokumenterar kommer inte till någon nytta. Ibland rapporterar vi till och med, om man tänker på tidsrapportering till exempel, efter kartan och inte efter verkligheten. Vi har visst antal timmar per kostnadsställe och ser till att de timmarna fylls, även om vi ibland behöver vara kreativa med var varje timme ska sättas.

Det vi rapporterar speglar inte ens verkligheten vilket när man tänker på det är helt absurt och går tvärtemot vad syftet med tidsrapportering är från början.

Att förändra det här kräver förstås en hel del och det är inte lätt. Men jag tror att det finns mycket att vinna på det. För alla egentligen.

Det kräver kanske en hel del mod. Att börja våga säga nej till sådant som är viktigt men inte lika viktigt som det vi har bestämt ska prioriteras. Som att verkligen ägna den tid som krävs, varje vecka, till att planera, prioritera och följa upp. Och inte låta tiden du har bokat med dig själv till att göra detta vara den tiden du alltid tar av när någon kommer med något brådskande.

Eller att inte vänta på att någon annan ska göra det, att någon annan ska ge dig tillåtelse. Utan så gott det går, ta ansvar för din egen situation.