Podcast #156 – Kostnad eller investering? Därför tjänar du på att skapa system

Det som krävs för att ett system ska fungera är först och främst att du följer det. Det bästa sättet att öka chanserna till detta är att påminna dig själv ofta om varför du har systemet - vad du vill uppnå med det och hur det ser ut. Om du går igenom ditt system på morgonen och på kvällen tillsammans med några rader om vad du vill och varför du gör det du gör, ökar chanserna att lyckas med något flera hundra procent.

Våra planer eller system faller sällan dag ett. Dag ett är vi inspirerade och peppade, och vi vet exakt vad som behövs. Vårt "varför" är ofta starkt och tydligt. Om vi kan återskapa dag ett - om vi ser på alla dagar som dag ett - ökar nog chanserna att vi kan följa det system vi har byggt.

Ett system innebär att du i förväg bestämmer dig för hur du ska agera i vissa förutbestämda situationer eller vid vissa förutbestämda tidpunkter, eller hur vissa delar av ditt liv ska skötas. Syftet är att göra ditt liv enklare och bättre så att du kan få mer energi och mer tid till att göra det du tycker är viktigast. Du lägger mer energi på det du själv har bestämt och vill göra, och mindre på det som du betraktar som måsten. Och det du gör håller högre kvalitet.

Låt oss säga att du bestämmer dig för att bli jordgubbsodlare. Du köper in jordgubbsplantor och allt annat som behövs och arrenderar en åker. Du kan väldigt lite om jordgubbsodling men tänker att du kommer att lära dig med tiden.

Det första året sätter du dina plantor på åkern utan större tanke. Du sätter bara en planta där den får plats, precis bredvid den förra, med 30 centimeters mellanrum, så plantorna sitter lite huller om buller.

När du ska vattna plantorna och sedan när du ska plocka av dem märker du att det är svårt att veta var du har vattnat och var du har plockat. Det finns ingen systematik i var plantorna sitter. På vissa ställen får plantorna för mycket vatten och på andra ställen får de för lite vatten. Ibland när du plockar märker du att du redan har plockat där och på vissa ställen blir jordgubbarna övermogna medan du inte har kommit dit ännu.

När du har plockat alla plantorna måste du vänta några veckor på att nya jordgubbar ska mogna. Efter första året inser du att du gjorde av med mer vatten än nödvändigt och du kunde sälja färre jordgubbar än du trodde. Det tog också längre tid att plocka än vad du räknade med.

Din granne, som har en lika stor plätt jord, är lite mer rutinerad. Han kunde plocka och sälja dubbelt så många jordgubbar som du, och gjorde det med färre plockare och på kortare tid.

Du frågar din granne vad han gör annorlunda och det visar sig att han planterar jordgubbarna i raka linjer. Då är det lättare att veta var man har vattnat och var man har plockat. Det går till och med att se till så att jordgubbarna i vissa delar mognar lite senare än de andra, så han alltid har någonstans att plocka. När en del av åkern plockas mognar en annan del, så han kan hålla plockningen igång hela sommaren.

Din granne har ett dokument som visar när vilka rader ska planteras, när vilka rader ska vattnas och när vilka rader ska plockas. Han följer bara det som står på papperet - han följer sitt system. Och eftersom han har varit med ett tag vet han att systemet behöver justeras beroende på väder. Är det en varm och solig sommar ser systemet ut på ett visst sätt. Är det kallt och regning ser det ut på ett annat sätt.

På papperet står också när plantorna behöver köpas in och hur många som ska köpas in varje gång. Hur mycket gödsel som går åt varje vecka och hur många jordgubbskartonger som behöver finnas på plats.

Medan du behövde fem förråd för att få plats med allt gödsel, alla plantor och alla jordgubbskartonger - för du köpte ju in för hela sommaren - behöver grannen bara två förråd. Han köper in sitt material i takt med att han behöver det och behöver inte heller ligga ute med lika mycket pengar som du. Du köpte ju in allt material först innan du fick betalt, medan grannen köper in en stor del av sitt material efter det han redan har sålt massa jordgubbar. Hans verksamhet kräver också mindre pengar för att kunna driva.

I en verksamhet där man kan mäta pengar in, pengar ut och härleda det till antal jordgubbar plockade per vecka och antal liter vatten som gick åt varje vecka är det väldigt tydligt vilka fördelar ett system har jämfört med att bara göra som man känner för. Man tjänar tid, pengar, energi och verksamheten löper på smidigare överlag.

I våra liv, hemma och på jobbet, har vi saker som är ständigt återkommande, där förutsättningarna är ungefär likadana hela tiden, men där vi fortfarande planterar jordgubbsplantorna i slumpmässiga mönster. Ibland råkar det bli så att plantorna hamnar i raka linjer - då tycker vi att det fungerar extra bra den dagen eller veckan. Men oftast slösar vi mer tid, mer energi och resurser än vad vi hade kunnat göra om vi i förväg hade byggt ett system och sedan följde det.

Om vi låtsas att vi generellt sett är mer produktiva på förmiddagen än på eftermiddagen och tänker och fokuserar bättre då, skulle en organisation eller avdelning då inte kunna skapa ett system som säger att admin, interna info- och planeringsmöten och andra uppgifter som inte kräver så mycket mental energi men ändå är nödvändiga bara får ske på eftermiddagen? Och att vi använder vår bästa tid - förmiddagarna - till det arbete som är viktigast, mest krävande och eller som skapar långsiktigt värde? Tiden i Outlook är redan bokad för det när veckan börjar.

Borde inte det företaget, förutsatt att det förhåller sig så som jag säger, få ut mer effekt av sina anställda än ett företag där alla först har planeringsmöte, sedan betar man av mailkorgen och inte förrän efter lunch börjar man att arbeta med själva kärnuppgiften?

I ett personligt system kan man börja med att titta på vad i ens liv som är ständigt återkommande. Vad gör jag eller vi varje dag? Går det att systematisera det mer än vad vi gör idag? Vad är det som vi gör varje dag som är en ständig källa till frustration? Finns det något jag kan införa för att göra den situationen enklare?

Barnen glömmer ofta att borsta tänderna på helgerna. De sätter sig direkt vid datorn och det är ett ständigt tjat - samma visa varje helg. Det är trötande att vara den som bara tjatar och det är trötande att behöva ha dåligt samvete för att man inte kan få sina barn att borsta tänderna ordentligt.

Går det att skapa ett system för det? Så att man kan sluta tjata och helgerna inte börjar med en onödig konflikt och dålig stämning? Med lite fantasi tror jag det går. Bredbandet stängs av midnatt på fredagen och inte förrän alla har borstat tänderna sätts det på igen. Det här systemet kan vara ett manuellt system - man drar ut internetkabeln innan man går och lägger sig och inte förrän barnen har borstat tänderna på morgonen sätter man tillbaka den igen. Ett schemalagt pling på mobilen påminner om att dra ut kabeln.

Det går också, gissar jag, att automatisera. Man skaffar en app eller en router där det går att ställa in när internet stängs av och sätts på och som du kan skötä med en app i mobilen. Då stängs internet av automatiskt vid en viss tid de dagar man har bestämt och allt som krävs av dig för att sätta på det är att du går in i en app och klickar på en knapp.

Det låter kränga tänker du kanske. Det finns säkert en youtube-video som visar exakt hur du gör. Men låt oss säga att du anlitar någon som gör det åt dig. Vad kan det kosta? Du kan säkert få någon att komma hem till dig, fixa appen, lösa allt så att du bara behöver trycka på en knapp när internet ska sättas på igen för ungefär 2000 kronor. Är det värt 2000 kronor att lösa det här för alltid?

Vad skulle det vara värt att ha ett femveckorsschema för mat med goda och nyttiga och lättlagade recept plus ett konto på en matbutik på nätet där varje vecka har sin inköpslista som redan är ifylld och där du bara behöver gå in i en app och klicka på en knapp varje söndag för att få den veckans ingredienser hemkörd till dörren?

Det är svårt och jobbigt att fixa matschemat och att skapa inköpslistorna. Det blir kanske dyrare att handla mat på nätet än att åka och handla själv. Allt det här är ju sant.

Låt oss säga att det finns en dietist som kan göra det åt dig. Som sätter sig ner med familjen och undersöker vad ni gillar för slags mat, hur mycket tid ni vill lägga i köket och hur stor er matbudget är. Sedan gör ett schema med recept, skapar ett konto åt er på en nätbutik för mat och lägger in alla inköpslistor.

Allt du behöver göra är att logga in varje söndag, klicka fram veckans inköpslista och sedan klicka på köp. Och så laga maten efter de färdiga recepten. Att sätta upp ett sådant här system skulle ju kräva möda eller pengar eller båda två.

Jag gjorde en googling och hittade en artikel från februari 2019 som sa att det var i snitt 12 procent dyrare att handla mat på nätet än vad det var att handla i butik. Men då sparar du ju all tid det tar att handla varje vecka och du sparar kostnader för bilen. Du får också sannolikt flera timmar extra i veckan om du gör så här - timmar som du annars hade spenderat på att planera vad ni ska äta och på att åka och handla.

All den tiden frigörs nu. Så det kostar inte jättemycket i rena pengar och du kommer att spara tid. Du skulle ju också kunna göra det här helt själv om du och din partner la ungefär två timmar varje kväll i två veckor.

Jag har ingen aning vad en dietist kostar men jag gissar att det inte skulle vara några problem att få någon att fixa allt det här för 20000 kronor.

Spontant tror jag att många hajade till infört siffran 20000 - inte en chans, då åker jag hellre och handlar. Och mina kvällar är redan uppbokade, så det blir svårt att lägga två timmar per kväll i två veckors tid.

Men på två veckor kvällsjobb, eller för 20000 kronor (om det nu kostar det) kan du lösa frågorna "Vad ska vi äta?" och "vem ska handla?" för alltid. Och för den investeringen får du också tre, låt oss säga, stycken timmar extra varje vecka. Timmar som du förut la på att bestämma mat och handla mat. Som du nu kan lägga på något annat. Det är 150 timmar per år - nästan en arbetsmånad. Varje år från och med nu.

Du kommer sannolikt också att äta nyttigare mat, så din hälsa tjänar också på den här investeringen. Varje vecka. För alltid.

Det mesta av det vi lägger vår tid och våra pengar på nu försvinner bara. Jag lägger några timmar på att kolla på en fotbollsmatch. När matchen är slut är timmarna borta. Det har kommit en ny ipad så jag köper den och sitter med ipaden några timmar per vecka. Vad jag exakt gör vet jag inte riktigt när jag tänker tillbaka, men timmarna går. Och pengarna, trots att jag intalade mig att jag verkligen behövde den där ipaden, är borta.

De här kostnaderna i tid och pengar - att kolla på tv eller att köpa prylar - är det ingen som ifrågasätter. Alla har dem i större eller mindre utsträckning och det är själva klart inget fel i det.

Men den som lägger privata pengar på en dietist eller på att någon kommer hem och fixar internetroutern skapar troligtvis några höjda ögonbryn på jobbet eller i vänskretsen när man berättar om det. Trots att de här pengarna kommer att återbetala sig tio gånger om eller hundra gånger om i form av sparad tid, bättre hälsa, mindre stress och frustration och så vidare.

Det är så jag ser på system. De kostar en del i början, men de tjänar in den kostnaden väldigt snabbt och sedan är de en ren vinstaffär. Det är en investering - i tid, i pengar, i kvalitet och i sinnesro.